Pay & Refund – skomplikowana procedura zwrotu podatku u źródła (WHT)

Mechanizm pay and refund, czyli zwrot podatku u źródła, to skomplikowana procedura, z której nie każdy łatwo skorzysta. Wymaga ona przede wszystkim: dużo czasu, odpowiednich przygotowań i analizy dokumentacji oraz ścisłego przestrzegania terminów. Przypominamy, czym jest mechanizm Pay & Refund, jak z niego skorzystać oraz na jakie trudności można natrafić.

Podatek u źródła – co to takiego?

Podatek u źródła (WHT z angielskiego określenia Withholding Tax) to zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych i prawnych pobierany od niektórych dochodów, m.in. od dywidend, odsetek czy należności licencyjnych. W Polsce dotyczy on płatników, którzy mają miejsce zamieszkania, siedzibę lub tzw. zagraniczny zakład w naszym kraju.

Podatek u źródła jest zatem specyficzną formą podatku pobieraną przy płatnościach transgranicznych. Typowo o podatku u źródła mówi się w kontekście podatku pobieranego od niektórych dochodów uzyskiwanych w Polsce przez nierezydentów. W określonych sytuacjach jest on także pobierany od rezydentów (np. przy wypłacie dywidendy do podmiotu krajowego).

System pay and refund w zakresie WHT

System zapłaty i zwrotu w polskim podatku u źródła, w obecnym zakresie, funkcjonuje od 1 stycznia 2022 r. Mechanizm polega na obowiązku poboru przez płatnika podatku u źródła (WHT) według stawki podstawowej (19% albo 20%). Następnie, jeśli spełnione są wszystkie warunki, płatnik składa wniosek do urzędu o stwierdzenie i zwrot nadpłaty.

System pay and refund dotyczy wypłat należności pasywnych, podlegających podatkowi u źródła (dywidend, odsetek, licencji) na rzecz podmiotów powiązanych, niebędących polskimi rezydentami podatkowymi, od wartości przekraczającej łącznie kwotę 2 000 000 zł na rzecz tego samego podatnika w danym roku podatkowym.

Mechanizm Pay & Refund nie dotyczy natomiast:

• płatności na rzecz polskich rezydentów podatkowych;
• płatności z tytułu usług niematerialnych (np. świadczeń doradczych, księgowych, usług prawnych);
• płatności na rzecz podmiotów niepowiązanych;
• opłat za świadczone usługi w zakresie działalności widowiskowej, rozrywkowej lub sportowej.

Uprawnionymi do otrzymania zwrotu podatku u źródła są podatnik lub płatnik, pod warunkiem, że opłacił on podatek. Na płatniku ciąży obowiązek dochowania należytej staranności przy weryfikacji prawa do zastosowania preferencyjnej stawki lub zwolnienia.

Postępowanie o zwrot WHT składa się z czterech etapów:

• wystąpienie do urzędu skarbowego ze stosownym formularzem;
• dołączenie do wniosku odpowiedniej dokumentacji, która uzasadnia zwrot;
• określenie kwoty zwrotu w formie decyzji administracyjnej przez urząd skarbowy;
• zwrot WHT – niezwłocznie, nie później niż 6 miesięcy od dnia wpływu wniosku.

Do dokumentów, które należy dołączyć do wniosku o zwrot podatku u źródła, w ramach mechanizmu pay and refund, należy m.in.:

• certyfikat rezydencji podatnika;
• potwierdzenia przelewów bankowych albo innych dokumentów wskazujących na sposób rozliczenia lub przekazania należności;
• obowiązkowe oświadczenie o zgodności z prawdą wszystkich faktów przedstawionych we wniosku.

Podatek u źródła a trudności w stosowaniu systemu Pay & Refund – skomplikowana procedura, terminy oraz administracja

Proces pay and refund w podatku u źródła nie należy do łatwych i szybkich. Wiąże się z administracyjną procedurą obejmującą dużą liczbę dokumentów oraz liczne wątpliwości i pytania, które mogą pojawić się po stronie organu podatkowego, rozpatrującego zasadność zwrotu. Proces bywa więc długi, żmudny i bardzo złożony, co wiąże się z tym, iż podmioty często są zaskoczone skalą, z jaką muszą się zmierzyć w pozyskaniu wymaganych dokumentów w procesie zwrotu podatku u źródła (WHT). Niezbędne w skorzystaniu z mechanizmu pay and refund jest zatem odpowiednie zaplanowanie prac z uwzględnieniem harmonogramu i kwot.

Dodatkowo sprawy nie ułatwia fakt, iż wciąż niskim pozostaje poziom świadomości dotyczący tego, w jaki sposób skorzystać z przysługującego podatnikowi zwolnienia albo z możliwości zastosowania stawek niższych niż podstawowe 19 i 20 procent. Podstawą do tego będzie udowodnienie przez płatnika, że preferencja przysługuje na podstawie przepisów szczególnych lub odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Kolejnym problem w zakresie stosowania procedury Pay & Refund, zwrotu podatku u źródła są terminy. Złożenie przez płatnika informacji (oświadczenia) WH-OSC/WH-OSP jest, obok uzyskania opinii o stosowaniu preferencji, jedną ze ścieżek do odstąpienia od pobrania podatku u źródła według podstawowej stawki.

Oświadczenie płatnik musi złożyć do organu podatkowego nie później niż ostatniego dnia drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia kwoty 2 000 000 zł. Informacja złożona po ustawowym terminie jest nieodwracalnie nieskuteczna i oznacza obowiązek pobrania podatku według podstawowej stawki. Dodatkowo wysłanie spóźnionej informacji WH-OSC/WH-OSP powoduje najczęściej wszczęcie przez urząd czynności sprawdzających.

Drugą możliwością, która pozwala na wyłączenie stosowania mechanizmu pay and refund, jest uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji, o której mowa w art. 26b ustawy o CIT. Wniosek o wydanie opinii o stosowaniu preferencji podlega opłacie na rachunek organu podatkowego w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku, pod rygorem pozostawienia go bez rozpatrzenia. Opinię o stosowaniu preferencji wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie aż 6 miesięcy od dnia wpływu wniosku do organu podatkowego.

Ostatnią trudnością w przypadku mechanizmu pay and refund w podatku u źródła jest to, że właściwym do orzekania i wydawania opinii o stosowaniu preferencji w podatku WHT jest wyłącznie jeden organ – Naczelnik Lubelskiego Urzędu Skarbowego. To powoduje, że ma on trudności w sprawnym wydawaniu opinii, co wynika z dużej liczby zapytań z całej Polski. Dodatkowo nie ma jasnych wytycznych, co często powoduje pewne rozbieżności w orzecznictwie. Dlatego podstawą jest, aby wniosek i dokumentacja, w zakresie procedury pay and refund w przypadku podatku u źródła, były starannie przygotowane.

getsix® – profesjonalne doradztwo podatkowe

W powyższym pomóc może wyspecjalizowane biuro księgowe. Jak wskazaliśmy, stosowanie regulacji dotyczących podatku u źródła (WHT) w systemie pay and refund nie należy do łatwych zadań. Jest to skomplikowany proces, który wymaga poświęcenia dużo czasu, energii i zasobów.

Eksperci getsix® służą doradztwem w zakresie stosowania rozliczeń podatku u źródła oraz istniejących procedur zwolnień i zwrotów podatku u źródła, w tym mechanizmu pay and refund.

Więcej o usłudze doradztwa podatkowego getsix®: Doradztwo podatkowe w Polsce.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***