Wydatki pracownicze (np. paliwo, noclegi, zakupy delegacyjne) będą dokumentowane fakturami ustrukturyzowanymi w KSeF, jeśli zostaną wystawione na dane firmy. Pracownik może otrzymać wizualizację takiej faktury (np. PDF z kodem QR), ale formalnym źródłem jest zapis w KSeF. Dzięki temu księgowość ma pewność, że dokument jest autentyczny i możliwy do odliczenia w VAT, o ile spełnia warunki ustawy.
Jeżeli faktura zostanie wystawiona na pracownika prywatnie, co do zasady nie daje to prawa do odliczenia VAT. W takiej sytuacji najlepiej poprosić o korektę na dane firmy. Należy też pamiętać, że niektóre koszty pracownicze – np. usługi hotelowe i gastronomiczne – z założenia nie pozwalają na odliczenie VAT. W praktyce firmy łączą dane z KSeF z systemami ERP i raportami delegacyjnymi, aby automatycznie przypisywać wydatki pracowników do odpowiednich centrów kosztów.
