Obcokrajowcy w Polsce: zakładanie firmy w Polsce – rejestracja działalności i spółek dla inwestorów zagranicznych

Zakładanie firmy w Polsce przez inwestora zagranicznego zwykle sprowadza się do dwóch ścieżek: rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej (wpis do CEIDG) albo założenia spółki (wpis do KRS). Do tego dochodzą kwestie praktyczne: numer NIP, rejestracja VAT (jeśli jest potrzebna), adres do rejestracji, konto bankowe, a coraz częściej również kwalifikowany podpis elektroniczny, który umożliwia sprawne przejście procedur online.

To jest drugi tekst z serii Obcokrajowcy w Polsce. Jeżeli jesteś na etapie przeprowadzki i chcesz uporządkować temat legalnego pobytu i pracy, zacznij od pierwszej części: Obcokrajowcy w Polsce: legalny pobyt i praca w 2026 roku – co warto wiedzieć przed przeprowadzką?

---

Kto może założyć działalność (JDG) w Polsce, a kto powinien wybrać spółkę?

W praktyce kluczowe jest rozróżnienie, czy jako cudzoziemiec możesz prowadzić działalność na takich samych zasadach jak obywatel polski.

Obywatele UE/EOG/Szwajcarii – najprostsza sytuacja

Jeżeli jesteś obywatelem państwa UE/EOG lub Szwajcarii, co do zasady możesz założyć jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce oraz rejestrować i prowadzić biznes na zasadach analogicznych do obywateli polskich.

Obywatele państw spoza UE – zależność od statusu pobytowego

Jeżeli jesteś spoza UE, możliwość rejestracji JDG zależy od Twojego tytułu pobytowego w Polsce (np. pobyt stały, rezydent długoterminowy UE, status uchodźcy, ochrona uzupełniająca, Karta Polaka oraz wybrane przypadki pobytu czasowego wskazane w przepisach – nie każdy pobyt czasowy daje takie uprawnienie). Gdy nie spełniasz warunków do JDG, najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Alternatywy dla inwestorów zagranicznych

W zależności od modelu wejścia na rynek i struktury grupy kapitałowej w grę mogą wchodzić również:

• oddział przedsiębiorcy zagranicznego (jeżeli działalność ma być kontynuacją działalności „centrali”),
• przedstawicielstwo (z reguły o ograniczonym zakresie – głównie marketing i promocja).

Wybór formy prawnej wpływa na podatki (PIT/CIT), odpowiedzialność, formalności rejestrowe i obowiązki księgowe – dlatego przy inwestowaniu w Polsce warto podejść do tematu projektowo.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia na etapie decyzji i przygotowania dokumentów, zobacz: Zakładanie firmy w Polsce – oraz doradztwo podatkowe w Polsce.

---

JDG czy spółka z o.o.?

Poniższe kryteria najczęściej przesądzają o wyborze formy prowadzenia biznesu w Polsce:

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG, wpis do CEIDG) – zwykle właściwa, gdy:

• posiadasz prawo do prowadzenia JDG w Polsce (zgodnie ze swoim statusem pobytowym lub obywatelstwem),
• planujesz działalność o mniejszej skali, przede wszystkim usługową,
• akceptujesz pełną odpowiedzialność za zobowiązania firmy swoim majątkiem,
• zależy Ci na szybkiej rejestracji i prostszych formalnościach na etapie rozpoczęcia działalności.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o., wpis do KRS) – najczęstszy wybór inwestorów zagranicznych, gdy:

• kluczowe jest ograniczenie ryzyka poprzez rozdzielenie majątku spółki i wspólników,
• planujesz zatrudnienie pracowników lub stałą współpracę z większymi kontrahentami (np. firmami, instytucjami, podmiotami publicznymi),
• potrzebujesz formy prawnej lepiej dostosowanej do finansowania, relacji korporacyjnych oraz standardów wymaganych w umowach handlowych,
• wchodzisz na rynek polski jako część międzynarodowej grupy kapitałowej lub planujesz dalszą rozbudowę struktury w Polsce.

---

Zakładanie działalności gospodarczej (CEIDG) – procedura krok po kroku

Krok 1: przygotuj dane oraz kluczowe decyzje rejestrowe

Przed złożeniem wniosku warto skompletować informacje i ustalenia, które będą potrzebne na etapie rejestracji:

• dane identyfikacyjne (w tym numer PESEL, jeśli go posiadasz; w przeciwnym razie urząd posłuży się innym identyfikatorem),
• adresy związane z działalnością (miejsce wykonywania działalności oraz adres do doręczeń),
• kody PKD odpowiadające planowanemu zakresowi działalności,
• wybór formy opodatkowania PIT oraz ustalenie sposobu prowadzenia księgowości,
• decyzję dotyczącą VAT: rejestracja jako podatnik VAT czynny albo pozostanie przy zwolnieniu (jeżeli przysługuje).

Krok 2: złożenie wniosku CEIDG-1

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej odbywa się poprzez złożenie wniosku CEIDG-1. W praktyce możesz:

• złożyć wniosek elektronicznie (najczęściej wybierana ścieżka), albo
• złożyć wniosek w urzędzie gminy/miasta (jeżeli preferujesz procedurę stacjonarną).

Wniosek CEIDG-1 działa w formule „jednego okienka” – po dokonaniu wpisu dane są przekazywane do właściwych instytucji (m.in. urzędu skarbowego, organów statystyki publicznej oraz ZUS).

Wskazówka dla cudzoziemców: czas faktycznego pojawienia się wpisu oraz kompletność procesu może zależeć od statusu wnioskodawcy (np. UE vs państwa trzecie), jakości danych oraz prawidłowego podpisania wniosku.

Krok 3: NIP i REGON – nadanie w toku rejestracji

W przypadku JDG numery NIP i REGON są co do zasady nadawane w ramach procesu rejestracyjnego na podstawie danych wskazanych we wniosku. Oznacza to, że przy standardowej procedurze przedsiębiorca zazwyczaj nie występuje o NIP oddzielnie.

Krok 4: zgłoszenia do ZUS i obowiązki ubezpieczeniowe

Po rejestracji pojawia się obowiązek prawidłowego zgłoszenia do ubezpieczeń oraz bieżącego rozliczania składek. Na tym etapie błędy formalne często skutkują koniecznością korekt i mogą powodować zaległości.

Jeżeli od początku planujesz zatrudnienie pracowników lub stałą współpracę z kontraktorami, warto uporządkować proces kadrowo-płacowy już na starcie: usługi kadrowo-płacowe.

Krok 5: VAT (jeżeli dotyczy) – zgłoszenie VAT-R

Jeżeli Twoja działalność wymaga rejestracji do VAT albo chcesz zrezygnować ze zwolnienia, składa się zgłoszenie VAT-R (w praktyce często jako element procesu CEIDG lub jako odrębne zgłoszenie – w zależności od wybranej ścieżki).

VAT jest jednym z najczęściej analizowanych obszarów na etapie wejścia firm zagranicznych na rynek polski, zwłaszcza przy działalności obejmującej handel, usługi transgraniczne, import/eksport oraz współpracę z kontrahentami z UE.

---

Rejestracja spółki w Polsce (KRS) – najczęstsza ścieżka inwestora zagranicznego

Krok 1: wybierz tryb rejestracji – online czy tradycyjnie

W praktyce spotkasz dwa podejścia:

• rejestracja online (szybciej, ale z ograniczeniami formalnymi – zależnie od rodzaju dokumentów),
• rejestracja z udziałem notariusza (bardziej elastyczna umowa spółki, częściej wybierana przy niestandardowych strukturach).

W obu przypadkach kluczowe jest przygotowanie danych wspólników, zarządu, adresu siedziby, przedmiotu działalności (PKD) oraz dokumentów korporacyjnych.

Krok 2: podpisy elektroniczne i dostęp do systemów

Przy rejestracji online istotne jest, kto i czym podpisuje dokumenty. Dla obcokrajowców często przełomowe znaczenie ma kwalifikowany podpis elektroniczny, ponieważ:

• umożliwia podpisywanie wniosków i dokumentów w procedurach rejestrowych,
• może uprościć proces, gdy nie masz polskich metod identyfikacji elektronicznej.

W praktyce warto rozważyć podpis kwalifikowany na etapie przygotowań (nie dopiero w dniu rejestracji).

Krok 3: NIP i REGON po rejestracji spółki

Po wpisie do KRS numer NIP i REGON są nadawane w procesie jednego okienka na podstawie danych rejestrowych. Jednocześnie spółka zwykle musi przekazać do urzędu skarbowego dane uzupełniające, które nie zawsze są częścią wpisu KRS (np. rachunki bankowe, dodatkowe adresy, informacje operacyjne).

Krok 4: VAT – planuj rejestrację z wyprzedzeniem

Jeżeli od startu wiesz, że spółka będzie podatnikiem VAT, zaplanuj VAT-R oraz dokumenty wspierające (np. uzasadnienie modelu biznesowego, umowy, planowane transakcje). W praktyce organy mogą weryfikować rejestrację VAT, szczególnie w branżach wrażliwych i w modelach z transakcjami transgranicznymi.

Tu często potrzebne jest doradztwo podatkowe w Polsce, aby ograniczyć ryzyko przestojów w sprzedaży.

Krok 5: CRBR – obowiązek zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego

Wiele spółek po wpisie do KRS ma obowiązek zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych do CRBR. Zgłoszenie składa osoba uprawniona do reprezentacji i wymaga podpisu elektronicznego (kwalifikowanego lub przez profil zaufany – zależnie od przypadku).

---

NIP i VAT w Polsce – co musisz wiedzieć, zanim złożysz dokumenty

NIP – do czego jest potrzebny

Numer NIP to podstawowy identyfikator podatkowy wykorzystywany w relacjach z administracją podatkową (a w praktyce także w wielu procesach biznesowych: fakturowanie, rejestracje, umowy, banki).

W typowym scenariuszu:

• JDG uzyskuje NIP w procesie rejestracji,
• spółka uzyskuje NIP po wpisie do KRS.

VAT – kiedy rejestracja jest obowiązkowa, a kiedy dobrowolna

Rejestracja do VAT zależy od rodzaju czynności, skali działalności i relacji z kontrahentami. W praktyce rejestracja jest częsta, gdy:

• sprzedajesz towary/usługi w modelu B2B,
• masz transakcje unijne (np. dostawy, nabycia, usługi),
• planujesz odliczać VAT od kosztów inwestycyjnych,
• działasz w obszarach, gdzie zwolnienie nie ma zastosowania.

Uwaga praktyczna: decyzję o VAT warto podjąć przed startem operacyjnym – nie po wystawieniu pierwszych dokumentów sprzedażowych.

---

Kwalifikowany podpis elektroniczny – narzędzie, które realnie przyspiesza start

W 2026 roku większość formalności rejestrowych i podatkowych można wykonać elektronicznie, ale warunkiem jest prawidłowe podpisanie dokumentów.

Czym różni się podpis kwalifikowany od innych metod

• Podpis kwalifikowany jest odpowiednikiem podpisu własnoręcznego w obrocie prawnym i jest szeroko akceptowany w procedurach urzędowych.
• Inne metody (np. rozwiązania krajowe do identyfikacji elektronicznej) bywają wygodne, ale nie zawsze dostępne dla cudzoziemców na starcie.

Kiedy podpis kwalifikowany jest szczególnie przydatny dla obcokrajowca

• rejestracja spółki online i podpisy korporacyjne,
• zgłoszenia do rejestrów (w tym obowiązki następcze po rejestracji),
• część procedur podatkowych i sprawozdawczych.

Jeżeli chcesz wdrożyć podpis i uporządkować uprawnienia reprezentacji (kto podpisuje, w jakim zakresie, w jakim systemie), możesz skorzystać z praktycznego wsparcia: zakładanie firmy w Polsce.

---

Zestaw dokumentów i informacji – wymaganych najczęściej przez polskie urzędy

Poniższe zestawienie ma charakter praktyczny. Zakres wymaganych dokumentów może różnić się w zależności od wybranej formy prawnej, statusu cudzoziemca oraz konkretnej procedury (np. rejestracja CEIDG/KRS, VAT, CRBR, zgłoszenia następcze).

Dokumenty i dane dotyczące osoby fizycznej

• dokument tożsamości (np. paszport),
• dane adresowe (w szczególności adres do doręczeń oraz adres związany z prowadzeniem działalności),
• dokumenty potwierdzające uprawnienie do prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce – jeżeli dotyczy,
• pełnomocnictwo, jeżeli rejestracji lub zgłoszeń dokonuje pełnomocnik (wraz z prawidłowym podpisaniem dokumentów zgodnie z wymogami danej procedury).

Dokumenty i dane dotyczące spółki

• dane wspólników oraz członków organów (w szczególności zarządu), w tym dane identyfikacyjne i obywatelstwo,
• adres siedziby spółki w Polsce,
• umowa spółki (w brzmieniu adekwatnym do przyjętego trybu rejestracji),
• dokumenty dotyczące wspólnika zagranicznego (jeżeli wspólnikiem jest podmiot zagraniczny – zwykle dokumenty rejestrowe oraz w razie potrzeby, tłumaczenia wymagane w postępowaniu),
• informacje niezbędne do zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), w szczególności dane dotyczące struktury właścicielskiej i kontroli,
• rachunek bankowy – potrzebny operacyjnie, a w praktyce często również dla celów formalnych i raportowych.

Wskazówka praktyczna: jeżeli na etapie startu nie dysponujesz fizycznym biurem, dopuszczalnym rozwiązaniem może być adres w formule wirtualnej. Kluczowe jest, aby był on zgodny z przepisami, realnie obsługiwał korespondencję oraz był możliwy do wykazania w razie weryfikacji. Zobacz: wirtualne biuro – usługa getsix®.

---

Najczęstsze błędy na starcie i jak ich uniknąć

1. Zła forma prawna względem statusu cudzoziemca – rejestracja JDG bez realnej podstawy do prowadzenia działalności.
2. Brak przygotowanego podpisu elektronicznego – opóźnienia przy rejestracji online i obowiązkach następczych.
3. VAT bez planu – rejestracja VAT na ostatnią chwilę w modelu z transakcjami transgranicznymi.
4. Adres i reprezentacja bez spójności – niespójne dane w rejestrach i dokumentach bankowych.
5. Księgowość wdrożona dopiero po starcie – a przy spółkach (pełna księgowość) ma to realne skutki formalne i podatkowe.

Jeżeli planujesz inwestowanie w Polsce i zależy Ci na sprawnym oraz przewidywalnym starcie, wsparcie getsix® może objąć rejestrację działalności lub spółki, ułożenie kwestii podatkowych i VAT oraz wdrożenie bieżącej księgowości i obsługi kadrowo-płacowej. Skontaktuj się z nami.

---

FAQ – najczęstsze pytania obcokrajowców o start biznesu w Polsce

Czy obcokrajowiec może założyć jednoosobową działalność w Polsce?

Tak, ale zależy to od obywatelstwa i (w przypadku osób spoza UE) od statusu pobytowego. Gdy nie spełniasz warunków, alternatywą jest spółka (najczęściej sp. z o.o.) albo inne formy przewidziane przepisami.

Czy NIP i REGON dostanę automatycznie?

W typowych procedurach rejestrowych tak – numer identyfikacyjny jest nadawany w toku rejestracji (CEIDG/KRS), a następnie uzupełnia się brakujące dane wymagane przez urząd skarbowy (jeżeli dotyczy).

Czy muszę rejestrować VAT od razu?

Nie zawsze, ale w praktyce przy transakcjach B2B i modelach międzynarodowych rejestracja VAT jest bardzo częsta. Decyzję warto podjąć przed startem sprzedaży.

Czy kwalifikowany podpis elektroniczny jest konieczny?

Nie w każdej sytuacji, ale dla wielu obcokrajowców jest to najszybsza droga do przeprowadzenia formalności online i terminowego wypełniania obowiązków rejestrowych.

---

Zakładanie firmy w Polsce przez obcokrajowców wymaga przede wszystkim właściwego wyboru formy prawnej (JDG lub spółka), przygotowania danych i dokumentów oraz zaplanowania kluczowych formalności podatkowych, w tym uzyskania NIP i ewentualnej rejestracji VAT. W praktyce istotne są także kwestie organizacyjne, takie jak adres siedziby, poprawne zgłoszenia do ZUS oraz możliwość sprawnego podpisywania dokumentów elektronicznie (np. podpisem kwalifikowanym). Dobrze przygotowany proces rejestracyjny ogranicza ryzyko opóźnień i pozwala szybciej rozpocząć działalność operacyjną w Polsce.

***