Podatek u źródła (WHT): oświadczenia WH-OSC nie powinny być składane przedwcześnie
Podatek u źródła (WHT) pozostaje jednym z najbardziej wrażliwych obszarów rozliczeń podatkowych w transakcjach transgranicznych. Szczególne znaczenie ma mechanizm pay and refund, który – po przekroczeniu określonego limitu wypłat – co do zasady obliguje płatnika do poboru podatku według stawki krajowej, a dopiero następnie umożliwia ubieganie się o jego zwrot.
Jednym z instrumentów pozwalających uniknąć tego mechanizmu jest oświadczenie WH-OSC. Składając je, płatnik potwierdza m.in., że:
- posiada komplet dokumentów wymaganych do zastosowania zwolnienia lub obniżonej stawki WHT,
- po przeprowadzeniu weryfikacji nie ma wiedzy o okolicznościach wykluczających zastosowanie preferencji podatkowych.
Znaczenie ma jednak nie tylko treść oświadczenia, ale również moment jego złożenia – co wynika z podejścia prezentowanego w interpretacjach Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
W praktyce WH-OSC bywa postrzegane jako rozwiązanie szybsze i mniej sformalizowane niż uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji. To jednak nie oznacza, że jest instrumentem prostym lub pozbawionym ryzyk.
Warto pamiętać, że przepisy przewidują dla WH-OSC ściśle określone terminy, których niedotrzymania co do zasady nie da się skorygować w trybie przywrócenia terminu. W praktyce oznacza to, że zbyt wczesne złożenie oświadczenia nie daje ochrony, a zbyt późne może skutkować koniecznością rozliczenia podatku u źródła na zasadach ogólnych oraz ewentualnego dochodzenia zwrotu w procedurze pay and refund.
W tym artykule znajdziesz:
Kluczowy warunek skuteczności WH-OSC – faktyczne przekroczenie progu 2 mln zł
Podejście prezentowane w interpretacjach Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wskazuje, że pierwotne oświadczenie WH-OSC może wywołać skutki ochronne dopiero po faktycznym przekroczeniu progu 2 mln zł wypłat na rzecz danego podatnika w roku podatkowym. Przepisy wskazują jednocześnie termin graniczny na złożenie pierwotnego WH-OSC po przekroczeniu progu, co w praktyce wymaga precyzyjnego monitorowania momentu przekroczenia limitu.
Samo przewidywanie, że limit zostanie przekroczony, lub złożenie oświadczenia z wyprzedzeniem – nawet kilka dni wcześniej – nie zapewnia ochrony płatnika. Oświadczenie złożone przed zaistnieniem zdarzenia w postaci przekroczenia progu jest traktowane jako nieskuteczne z punktu widzenia przepisów o WHT.
Organy podkreślają przy tym, że WH-OSC ma charakter oświadczenia wiedzy, a nie deklaracji co do przyszłych zdarzeń. Oznacza to, że płatnik może potwierdzić spełnienie warunków do zastosowania preferencji wyłącznie w odniesieniu do stanu faktycznego istniejącego w momencie dokonywania wypłaty przekraczającej limit.
Dlaczego złożenie WH-OSC za wcześnie nie chroni płatnika
Z perspektywy zgodności podatkowej konsekwencje przedwczesnego złożenia WH-OSC mogą być istotne:
- oświadczenie złożone przed przekroczeniem progu nie wyłącza obowiązku stosowania mechanizmu pay and refund,
- brak poboru WHT na podstawie nieskutecznego oświadczenia może zostać zakwestionowany w trakcie kontroli,
- płatnik naraża się na zaległość podatkową wraz z odsetkami,
- ryzyko obejmuje również odpowiedzialność karnoskarbową osób działających w imieniu płatnika.
Co istotne, ochrona wynikająca z interpretacji indywidualnych przysługuje wyłącznie podmiotom, dla których zostały one wydane. Inni płatnicy, którzy opierali swoje działania na wcześniejszej, bardziej liberalnej praktyce, nie mogą automatycznie powoływać się na analogiczną ochronę.
WH-OSC a alternatywa w postaci opinii o stosowaniu preferencji
W realiach zaostrzonego podejścia organów coraz więcej podmiotów rozważa, czy w ich przypadku opinia o stosowaniu preferencji nie stanowi bezpieczniejszego rozwiązania.
Choć procedura ta jest bardziej czasochłonna, zapewnia ona formalne potwierdzenie prawa do zastosowania zwolnienia lub obniżonej stawki WHT i znacząco ogranicza ryzyko sporów w trakcie kontroli. W praktyce wybór pomiędzy WH-OSC a opinią powinien być poprzedzony analizą skali wypłat, struktury grupy oraz poziomu ryzyka akceptowalnego przez zarząd.
W takich przypadkach kluczowe znaczenie ma profesjonalne doradztwo podatkowe i właściwe zaprojektowanie procesów WHT, obejmujących zarówno monitoring limitu 2 mln zł, jak i przygotowanie dokumentacji.
Co warto zrobić teraz – checklista dla płatników WHT
Aby ograniczyć ryzyka związane z oświadczeniami WH-OSC, warto przeprowadzić uporządkowany przegląd obecnych praktyk:
- zweryfikować moment przekroczenia progu 2 mln zł dla każdego kontrahenta zagranicznego,
- sprawdzić, kiedy faktycznie składane były oświadczenia WH-OSC i czy nastąpiło to po przekroczeniu limitu,
- jeżeli oświadczenie złożono przed przekroczeniem progu – ocenić, czy konieczne jest złożenie skutecznego oświadczenia po przekroczeniu limitu lub zastosowanie alternatywnego zabezpieczenia (np. opinii o stosowaniu preferencji),
- ocenić, czy brak skutecznego WH-OSC nie skutkuje zaległością podatkową za wcześniejsze okresy,
- zaktualizować procedury WHT w zakresie monitorowania wypłat i harmonogramu składania oświadczeń,
- rozważyć opinię o stosowaniu preferencji w przypadkach wysokich kwot lub podwyższonego ryzyka,
- zapewnić spójność działań finansowych i podatkowych na poziomie grupy kapitałowej.
Oświadczenia WH-OSC pozostają ważnym elementem systemu podatku u źródła, ale ich skuteczność jest ściśle uzależniona od momentu złożenia. Przedwczesne działanie – nawet motywowane ostrożnością – może nie tylko nie chronić płatnika, lecz wręcz zwiększać jego ekspozycję na ryzyka podatkowe i karnoskarbowe.
W aktualnym otoczeniu regulacyjnym kluczowe znaczenie ma precyzyjne planowanie, bieżący monitoring wypłat oraz świadomy wybór instrumentów zabezpieczających rozliczenia WHT.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
GETSIX TAX & LEGAL
Tomasz Nowak
Senior Tax Consultant
getsix Tax & Legal
***
