Nowe regulacje dotyczące e-fakturowania w 2025 roku – przygotuj swoją firmę na zmiany w Europie

Rok 2025 przyniesie wiele istotnych zmian w zakresie e-fakturowania w Europie. Zarówno regulacje krajowe, jak i unijna inicjatywa VAT in the Digital Age (ViDA) zmierzają w kierunku pełnej cyfryzacji systemów podatkowych, mając na celu poprawę transparentności i zmniejszenie luki w VAT. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio przygotują swoje procesy do nowych wymogów, nie tylko unikną potencjalnych sankcji, ale również zyskają przewagę konkurencyjną. Oto najważniejsze zmiany i działania, które warto podjąć już teraz.

Kluczowe zmiany w przepisach krajowych w Europie

Niemcy – cyfryzacja transakcji B2B

Niemcy wprowadzają obowiązek e-fakturowania w transakcjach B2B w ramach Ustawy o możliwościach rozwoju (Wachstumschancengesetz). Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie firmy muszą umożliwić odbiór e-faktur zgodnych z normą EN 16931. Choć początkowo dopuszczane będą papierowe dokumenty za zgodą odbiorcy, od 2027 roku większe przedsiębiorstwa będą zobowiązane wyłącznie do stosowania e-faktur. Docelowo, od 2028 roku, przepisy obejmą wszystkie firmy. Dodatkowo, planowane jest wdrożenie scentralizowanego systemu raportowania danych transakcyjnych.

Francja – testowanie nowego systemu e-fakturowania

W 2025 roku Francja uruchomi program pilotażowy w celu przetestowania nowego systemu e-fakturowania, redefiniując role Publicznej Platformy Fakturowania (PPF) i Prywatnych Dostawców Usług (PDP). PPF będzie odpowiadać za zbieranie danych z faktur, natomiast PDP zajmą się ich wystawianiem i odbieraniem. Pełne wdrożenie systemu planowane jest na wrzesień 2026 roku.

Łotwa i Estonia – stopniowe wdrażanie obowiązków

• Łotwa: Od 1 stycznia 2025 roku firmy zobowiązane są do stosowania e-faktur w transakcjach B2G dla wybranych podmiotów budżetowych. Faktury te muszą spełniać standardy LVS EN 16931. Pełne wdrożenie e-fakturowania w transakcjach B2B planowane jest na 2026 rok.
• Estonia: Od 1 lipca 2025 roku odbiorcy e-faktur będą mogli wymagać od dostawców wystawiania faktur w formatach umożliwiających automatyczne przetwarzanie. Przedsiębiorcy będą mieli elastyczność w wyborze standardu, o ile jest on zgodny z normą EN 16931.

Rumunia – obowiązkowe e-fakturowanie B2C

Od stycznia 2025 roku przepisy dotyczące e-fakturowania w Rumunii objęły cały sektor B2C. Dotychczas obowiązek ten dotyczył wyłącznie branży turystycznej i hotelarskiej, jednak nowe regulacje rozszerzają wymóg przesyłania faktur do platformy RO e-Factura na wszystkie transakcje w sektorze B2C.

Szwecja i Grecja – rozszerzenie systemów CTC na nowe obszary

Szwecja i Grecja należą do liderów w rozszerzaniu systemów ciągłej kontroli transakcji (CTC) na kolejne elementy łańcucha dostaw, wykraczając poza tradycyjne e-fakturowanie. W Szwecji wprowadzono obowiązek stosowania elektronicznych dokumentów dostawy dla określonych kontraktów transportowych w ramach transakcji B2G, których przesyłanie odbywa się za pomocą sieci Peppol. W Grecji natomiast, od kwietnia 2025 roku, na platformie myDATA wprowadzone zostaną obowiązkowe elektroniczne dokumenty dostawy. Nowe regulacje będą wymagały szczegółowych danych, w tym informacji o stronach transakcji, specyfikacji towarów, szczegółach transportowych oraz numerach VAT.

Na co warto przygotowywać się już teraz – ważne zmiany w e-fakturowaniu

Hiszpania

Do 29 lipca 2025 roku dostawcy usług w Hiszpanii muszą dostosować się do wymagań systemu „Veri*factu” dotyczącego raportowania transakcji w czasie rzeczywistym. Dla podatników termin ten został przesunięty na 1 stycznia 2026 roku. Równocześnie obowiązują przepisy wynikające z ustawy „Crea y crece,” które nakładają obowiązek wystawiania e-faktur w określonych formatach. Firmy muszą zintegrować swoje procesy z podwójnymi wymaganiami dotyczącymi e-fakturowania i raportowania w czasie rzeczywistym.

Polska

Od 1 lutego 2026 roku duże przedsiębiorstwa, których roczne przychody przekraczają 200 mln PLN (około 46 mln EUR), będą musiały przesyłać faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W kwietniu 2026 roku obowiązek ten obejmie wszystkich przedsiębiorców, choć w przypadku transakcji B2C korzystanie z KSeF pozostanie dobrowolne. Na początku tego roku ma zostać uruchomiona infolinia KSeF, a ostateczne specyfikacje techniczne mają być opublikowane w pierwszym kwartale 2025 roku, co daje firmom czas na wdrożenie zmian.

Słowenia

Od czerwca 2026 roku obowiązek stosowania e-faktur obejmie w Słowenii wszystkie transakcje krajowe, a nie tylko sektor publiczny, jak dotychczas. Dozwolone będą różne formaty faktur, w tym krajowy standard e-SLOG oraz europejski EN 16931.

VAT w erze cyfrowej (ViDA)

Unijna inicjatywa ViDA wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie i cyfrową sprawozdawczość transakcyjną (DRR) dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Pierwsze zmiany dotyczą zniesienia wymogu uzyskiwania przez państwa członkowskie zgody na wprowadzenie obowiązków e-fakturowania, co przyspiesza wdrażanie tych regulacji. Przedsiębiorstwa muszą przygotować się na konieczność raportowania transakcji w czasie rzeczywistym oraz dostosowania się do nowych standardów, które będą obowiązywać we wszystkich państwach członkowskich UE.

Jak skutecznie wdrożyć zmiany w firmie i zyskać przewagę?

1. Zaktualizuj systemy IT

Zapewnienie zgodności z europejskimi standardami, takimi jak EN 16931, to klucz do sprawnego wdrożenia e-fakturowania. Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie ERP oferuje wymagane funkcjonalności i zainwestuj w narzędzia umożliwiające cyfrową wymianę danych. Wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań IT pozwoli nie tylko spełnić wymagania, ale też usprawnić codzienne operacje.

2. Automatyzacja jako klucz do efektywności

E-fakturowanie to okazja do automatyzacji procesów księgowych i eliminacji manualnych błędów. Automatyczne przetwarzanie faktur pozwala zaoszczędzić czas, zwiększa precyzję i odciąża pracowników księgowości. To także krok w stronę większej przejrzystości finansowej firmy.

3. Zainwestuj w szkolenia zespołu

Technologia to tylko jedno z narzędzi – kluczowe są również kompetencje ludzi, którzy z niej korzystają. Przeszkol swój zespół z zakresu nowych procedur i wymagań prawnych, aby wdrożenie przebiegło sprawnie i bez zakłóceń.

4. Zaplanuj współpracę z ekspertami

Dla firm działających na międzynarodowych rynkach zmiany te mogą być szczególnie skomplikowane. Warto skorzystać z pomocy ekspertów w zakresie regulacji podatkowych i e-fakturowania, aby uniknąć ryzyka niezgodności z przepisami i zoptymalizować procesy. Zapraszamy do kontaktu – wspólnie znajdziemy rozwiązania dostosowane do potrzeb Twojej firmy.

Dlaczego warto działać z wyprzedzeniem?

Firmy, które zaczną przygotowania odpowiednio wcześnie, unikną nerwowego wdrażania zmian na ostatnią chwilę i potencjalnych kar za brak zgodności. Wczesna adaptacja to także możliwość lepszego zrozumienia nowych wymogów i wdrożenia rozwiązań, które przyniosą długofalowe korzyści. W erze cyfryzacji sprawne procesy księgowe to nie tylko obowiązek, ale także przewaga konkurencyjna, która zwiększa wiarygodność firmy i jej atrakcyjność w oczach klientów i partnerów biznesowych.

Podsumowanie

E-fakturowanie staje się kluczowym elementem transformacji podatkowej w Europie, a rok 2025 wprowadza liczne zmiany wymagające dostosowania się przedsiębiorstw do nowych regulacji. W Niemczech od stycznia obowiązywać będzie e-fakturowanie B2B, Francja testuje nowy system, a w Rumunii i na Łotwie zmiany obejmą kolejne sektory. Każde państwo wprowadza własne wymogi, jednak cel unijnej inicjatywy VAT in the Digital Age (ViDA) jest wspólny – cyfryzacja i uproszczenie rozliczeń VAT.

Firmy, które zainwestują w nowoczesne systemy IT, automatyzację procesów i szkolenie zespołu, unikną problemów związanych z wdrażaniem zmian na ostatnią chwilę, a jednocześnie zyskają przewagę konkurencyjną. Dostosowanie się do nowych wymogów to nie tylko obowiązek – to szansa na efektywniejsze zarządzanie finansami i wzmocnienie pozycji na rynku.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***