KSeF a usługi świadczone za granicą – kiedy faktura musi trafić do systemu?
W tym artykule znajdziesz:
Czy faktury za usługi świadczone za granicą trzeba wystawiać w KSeF?
Tak – w wielu przypadkach polski przedsiębiorca musi wystawić w KSeF również fakturę za usługę, której miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 czerwca 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.251.2026.2.ŁW, dotycząca usług projektowych związanych z nieruchomościami położonymi w Niemczech.
Organ uznał, że mimo braku opodatkowania tych usług VAT w Polsce polska spółka powinna wystawić faktury w KSeF. Samo zagraniczne miejsce świadczenia usługi nie wyłącza bowiem automatycznie stosowania krajowych przepisów o fakturowaniu. Decydujące jest przede wszystkim to, czy do wystawienia faktury stosuje się polskie przepisy, kto jest zobowiązany do rozliczenia VAT w państwie opodatkowania oraz czy w danej sytuacji występuje ustawowe wyłączenie z KSeF. Jeżeli dana faktura podlega obowiązkowemu KSeF i jest wystawiana w standardowym trybie online, należy wystawić ją w KSeF, a następnie udostępnić zagranicznemu nabywcy w uzgodnionej formie, np. jako plik PDF lub wydruk z kodem QR. W trybach offline dokument może zostać przekazany nabywcy jeszcze przed nadaniem numeru KSeF, zgodnie z zasadami właściwymi dla danego trybu.
Od czego zależy obowiązek wystawienia faktury w KSeF?
Ustalenie, czy faktura za usługę świadczoną na rzecz zagranicznego kontrahenta musi zostać wystawiona w KSeF, wymaga przeanalizowania kilku elementów transakcji. Nie wystarczy sprawdzić, w którym państwie usługa podlega opodatkowaniu VAT.
W praktyce przedsiębiorca powinien odpowiedzieć kolejno na trzy pytania:
- Gdzie znajduje się miejsce świadczenia usługi dla celów VAT?
- Czy do wystawienia faktury stosuje się polskie przepisy o fakturowaniu?
- Czy wystawca jest objęty obowiązkiem korzystania z KSeF i nie korzysta z ustawowego wyłączenia?
Kluczowe znaczenie ma prawidłowe ustalenie miejsca świadczenia. Nie zawsze jest ono zgodne z miejscem faktycznego wykonania pracy. W przypadku większości usług B2B decyduje siedziba lub odpowiednie stałe miejsce prowadzenia działalności nabywcy. Dla wybranych świadczeń obowiązują jednak zasady szczególne, czego przykładem są usługi bezpośrednio związane z konkretną nieruchomością.
Dlaczego usługa niepodlegająca VAT w Polsce może być objęta KSeF?
Najczęstszym błędem jest przyjęcie następującego uproszczenia:
Usługa nie jest opodatkowana w Polsce, dlatego faktura nie podlega polskim przepisom i nie musi zostać wystawiona w KSeF.
Takie rozumowanie pomija art. 106a ustawy o VAT. Polskie przepisy o fakturowaniu stosuje się również do określonych usług świadczonych przez podatnika posiadającego siedzibę lub uczestniczące w transakcji stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, nawet jeżeli miejsce świadczenia znajduje się za granicą. W przypadku usług opodatkowanych w innym państwie Unii Europejskiej polskie zasady fakturowania znajdują zastosowanie między innymi wtedy, gdy:
- usługę świadczy polski podatnik,
- miejsce świadczenia znajduje się w innym państwie UE,
- podatek od wartości dodanej rozlicza nabywca,
- faktury nie wystawia zagraniczny nabywca w ramach samofakturowania.
Jeżeli miejsce świadczenia znajduje się w państwie trzecim, polskie przepisy o fakturowaniu stosuje się co do zasady wtedy, gdy usługodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce albo świadczy usługę ze stałego miejsca prowadzenia działalności znajdującego się w Polsce. W relacjach B2B może to skutkować obowiązkiem wystawienia faktury w KSeF, o ile nie występuje ustawowe wyłączenie.
Co wynika z interpretacji KIS z 22 czerwca 2026 r.?
Problem został przedstawiony w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 czerwca 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.251.2026.2.ŁW.
Spółka z siedzibą w Polsce wykonywała projekty konstrukcyjne dotyczące konkretnych nieruchomości położonych w Niemczech. Usługi były związane z tymi nieruchomościami, dlatego zgodnie z art. 28e ustawy o VAT ich miejscem świadczenia były Niemcy. Spółka wystawiała niemieckim kontrahentom faktury z adnotacją odwrotne obciążenie – reverse charge i wykazywała transakcje jako świadczenie usług poza terytorium kraju. Uważała jednak, że faktury nie powinny być wystawiane w KSeF.
Dyrektor KIS nie zgodził się z tym stanowiskiem. Uznał, że skoro:
- wystawcą jest podatnik posiadający siedzibę w Polsce,
- miejsce świadczenia znajduje się w innym państwie UE,
- niemiecki usługobiorca jest zobowiązany do rozliczenia podatku,
- polski podatnik sam wystawia fakturę,
to zastosowanie znajduje art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT. W konsekwencji fakturę należy wystawić zgodnie z polskimi zasadami, a więc również przy użyciu KSeF.
Najważniejszy wniosek z interpretacji
Brak opodatkowania usługi VAT w Polsce nie jest równoznaczny z brakiem obowiązku KSeF. Interpretacja nie oznacza jednak, że każda faktura dotycząca dowolnej usługi wykonywanej za granicą automatycznie podlega KSeF. Organ oparł rozstrzygnięcie na konkretnych okolicznościach, w szczególności na tym, że niemiecki kontrahent rozliczał podatek w ramach odwrotnego obciążenia. Dyrektor KIS nie badał również, czy opisane świadczenia rzeczywiście były usługami związanymi z nieruchomościami. Przyjął tę informację jako element przedstawionego stanu faktycznego.
Kiedy fakturę za usługę świadczoną za granicą trzeba wystawić w KSeF?
| Sytuacja | Obowiązek wystawienia w KSeF |
|---|---|
| Polska spółka świadczy usługę B2B dla podatnika z innego państwa UE, a VAT rozlicza nabywca | Co do zasady tak, jeżeli do faktury stosuje się polskie przepisy o fakturowaniu |
| Polska firma świadczy usługę związaną z nieruchomością położoną w Niemczech, a niemiecki nabywca rozlicza VAT | Tak – zgodnie ze stanowiskiem KIS przedstawionym w interpretacji z 22 czerwca 2026 r. |
| Polska firma świadczy usługę B2B dla kontrahenta spoza UE | Co do zasady tak, jeżeli usługodawca posiada siedzibę w Polsce albo świadczy usługę ze stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce i nie występuje ustawowe wyłączenie |
| Zagraniczny nabywca, który nie posiada polskiego NIP, wystawia fakturę w imieniu polskiego usługodawcy w ramach samofakturowania | Brak obowiązkowego KSeF. Faktura jest wystawiana poza systemem w postaci papierowej lub elektronicznej |
| Faktura jest wystawiana dla zagranicznego konsumenta | Brak obowiązkowego KSeF. Faktura konsumencka może zostać wystawiona w systemie dobrowolnie |
| Zagraniczna firma jest zarejestrowana do VAT w Polsce, ale nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności albo jej polskie stałe miejsce nie uczestniczy w danej transakcji | Brak obowiązkowego KSeF po stronie tej zagranicznej firmy. Może ona korzystać z systemu dobrowolnie |
| Łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej w danym miesiącu fakturami objętymi obowiązkiem KSeF nie przekracza 10 000 zł | Do końca 2026 r. faktury mogą być wystawiane poza KSeF. Faktura powodująca przekroczenie limitu oraz wszystkie kolejne faktury muszą zostać wystawione w KSeF. Po przekroczeniu limitu podatnik nie może ponownie korzystać z tego ułatwienia w kolejnych miesiącach |
Do końca 2026 r. podatnik może korzystać z przejściowego odroczenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami objętymi obowiązkiem KSeF, wystawionymi w danym miesiącu, nie przekracza 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu faktura powodująca jego przekroczenie oraz wszystkie kolejne faktury muszą zostać wystawione w KSeF. Podatnik nie może ponownie korzystać z tego ułatwienia w późniejszym miesiącu, nawet jeśli wartość wystawionych faktur spadnie poniżej 10 000 zł.
Czy każda faktura z oznaczeniem reverse charge musi trafić do KSeF?
Nie można przyjąć takiej automatycznej zasady. Adnotacja reverse charge wskazuje, że podatek rozlicza nabywca, ale obowiązek KSeF zależy również od statusu wystawcy, rodzaju nabywcy, miejsca świadczenia oraz zasad fakturowania właściwych dla transakcji.
Przed zastosowaniem odwrotnego obciążenia należy sprawdzić przepisy państwa, w którym usługa podlega opodatkowaniu. KSeF nie rozstrzyga, czy polski usługodawca powinien:
- zarejestrować się do VAT w innym państwie,
- naliczyć zagraniczny VAT,
- zastosować odwrotne obciążenie,
- wykazać dodatkowe dane wymagane przez lokalne przepisy.
W sprawie rozpatrywanej przez KIS przyjęto, że to niemiecki kontrahent był zobowiązany do rozliczenia podatku. Nie należy przenosić tego wniosku bez dodatkowej analizy na każdą usługę dotyczącą nieruchomości położonej za granicą.
Weryfikację miejsca świadczenia, obowiązku rejestracji oraz sposobu fakturowania można przeprowadzić w ramach doradztwa VAT w Polsce i Europie.
Jak zagraniczny kontrahent otrzyma fakturę wystawioną w KSeF?
Wystawienie faktury w KSeF nie oznacza, że zagraniczny kontrahent automatycznie pobierze ją z polskiego systemu.
Jeżeli faktura jest wystawiana w standardowym trybie online dla podmiotu zagranicznego, wystawca powinien:
- wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF,
- poczekać na nadanie fakturze numeru KSeF,
- wygenerować wizualizację faktury, np. w formacie PDF,
- opatrzyć dokument właściwym kodem QR,
- przekazać fakturę nabywcy w uzgodniony sposób, np. pocztą elektroniczną lub przez portal klienta.
Ministerstwo Finansów potwierdza, że dokument przekazany zagranicznemu kontrahentowi poza systemem, np. jako PDF z kodem QR, jest dla niego fakturą. Oznacza to, że firma musi zaprojektować dwa powiązane procesy:
- techniczne wystawienie faktury w KSeF,
- biznesowe dostarczenie czytelnego dokumentu zagranicznemu odbiorcy.
Czy faktura w KSeF może być wystawiona po angielsku?
Tak. Dane w polach tekstowych faktury ustrukturyzowanej, np. nazwa usługi, mogą zostać wprowadzone po angielsku. W Aplikacji Podatnika KSeF nagłówki wizualizacji pozostają jednak w języku polskim. Systemy komercyjne zintegrowane z KSeF mogą natomiast generować wizualizacje angielskie lub dwujęzyczne. Treść przekazywana kontrahentowi musi jednak odpowiadać merytorycznie danym zapisanym w pliku XML przesłanym do KSeF.
W przypadku transakcji rozliczanej przez nabywcę warto zadbać o czytelne wskazanie adnotacji: odwrotne obciążenie / reverse charge. Nie należy natomiast tworzyć osobnej, drugiej faktury wyłącznie na potrzeby zagranicznego klienta. Przekazywany PDF powinien stanowić wizualizację faktury wystawionej wcześniej w KSeF.
Jak przygotować proces fakturowania usług zagranicznych?
Dział finansowy powinien przypisać każdą kategorię usług zagranicznych do odpowiedniego scenariusza VAT i KSeF.
Analiza powinna obejmować:
- kraj oraz status podatkowy nabywcy,
- rodzaj świadczonej usługi,
- miejsce świadczenia dla celów VAT,
- podmiot zobowiązany do rozliczenia podatku,
- obowiązek rejestracji VAT za granicą,
- zastosowanie polskich przepisów o fakturowaniu,
- wymagane dane i oznaczenia faktury,
- sposób dostarczenia dokumentu zagranicznemu odbiorcy.
Szczególnej weryfikacji wymagają usługi budowlane, projektowe, architektoniczne, instalacyjne i dotyczące konkretnych nieruchomości. Istotne jest również rozróżnienie pomiędzy zwykłą usługą doradczą a świadczeniem mającym wystarczająco bezpośredni związek z konkretną nieruchomością.
Faktury za usługi świadczone za granicą nie są automatycznie wyłączone z KSeF. Polski podatnik może mieć obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej także wtedy, gdy miejscem opodatkowania usługi są Niemcy, inne państwo UE lub państwo trzecie.
Interpretacja KIS z 22 czerwca 2026 r. wskazuje, że w opisanym w niej zdarzeniu przyszłym faktury za usługi projektowe związane z nieruchomościami położonymi w Niemczech podlegały obowiązkowi wystawienia w KSeF. Usługodawca posiadał siedzibę w Polsce, niemiecki nabywca był zobowiązany do rozliczenia podatku, a faktury nie były wystawiane przez nabywcę w ramach samofakturowania. Przedsiębiorca powinien jednak oddzielnie zweryfikować miejsce opodatkowania, zasady reverse charge, ewentualną rejestrację VAT za granicą oraz sposób przekazania faktury kontrahentowi. W przypadku powtarzalnych usług międzynarodowych warto opracować stałą matrycę decyzyjną dla działu sprzedaży i księgowości.
getsix® może wesprzeć firmę w analizie transakcji zagranicznych, ustaleniu właściwych zasad VAT oraz przygotowaniu procesu wystawiania i przekazywania faktur zgodnego z KSeF. Skontaktuj się z nami.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI
ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
Department / Senior Manager
Grupa getsix
***
