Porada Eksperta: Jak skutecznie i szybko rozwiązać konflikt w biznesie unikając sądu?

Zawierając umowy czy podejmując się nowych przedsięwzięć biznesowych nigdy nie ma pewności, że prędzej czy później nie dojdzie do nieporozumień, które mogą skutkować konfliktem pomiędzy partnerami biznesowymi. Może to być związane nie tyle ze złą wolą stron, co ze zmieniającymi się warunkami zewnętrznymi mającymi wpływ na biznes.

Warto więc ten czarny scenariusz rozpatrzyć już na początku i odpowiednio się przygotować. Można to zrobić umawiając się z kontrahentem na mediację.

Mediacja staje się coraz popularniejszą formą rozwiązywania różnych konfliktów, a to ze względu na nowe przepisy promujące tę instytucję, które weszły w życie w zeszłym roku. Jednak nadal niewielu przedsiębiorców w Polsce ma jej pełną świadomość i najczęściej o mediacji dowiaduje się dopiero w sądzie po wniesieniu powództwa.

Mediacja jako forma pozasądowego rozstrzygania sporów jest bardzo odformalizowanym narzędziem prawnym, przez co też niezwykle elastycznym i skutecznym i funkcjonuje także w formie mediacji prywatnej, czyli takiej z której przedsiębiorcy mogą skorzystać jeszcze przed wniesieniem pozwu do sądu.

Same plusy

Jakie korzyści może mieć z tego przedsiębiorca poza oszczędnością związaną z brakiem opłaty sądowej? Korzyści wynikające z zastosowania mediacji to przede wszystkim czas rozwiązania sporu. Niejednokrotnie udaje się rozwiązać konflikt w kilka tygodni zamiast w kilka lat (jak w przypadku sądu). Mediacja to także spore oszczędności. Według statystyk rozwiązanie sporu w drodze mediacji kosztuje około dziesięciokrotnie mniej niż w tradycyjnym sporze sądowym.

Praktycznie w każdym sporze gospodarczym, strony z pomocą profesjonalnego mediatora mogą wypracować ugodę, na podstawie której mogą rozwiązać nie tylko istniejący spór, ale i uregulować łączące ich stosunki na przyszłość.

Jak pokazuje praktyka, poziom satysfakcji przedsiębiorców z wypracowanej ugody jest zazwyczaj na tyle duży, że strony bez większych problemów przystępują do jej wykonania.

„Międzynarodowe Centrum Mediacji prowadzi prywatne mediacje gospodarcze między międzynarodowymi i polskimi przedsiębiorcami, mediacje wewnątrz przedsiębiorstw a także mediacje z sektorem publicznym. Do mediacji prywatnych zgłaszają się bardzo świadomi przedsiębiorcy, którzy wiedzą, że rozwiązując konflikt w ten właśnie sposób, zaoszczędzą nie tylko czas i pieniądze związane z kosztownymi i ciągnącymi się procesami sądowymi, ale także zyska na tym ich reputacja. Mamy nadzieję, że polscy kontrahenci coraz częściej będą się przekonywać do tej formy rozwiązywania sporów gospodarczych i nie tylko sporów z udziałem przedsiębiorcy zagranicznego, ale również lokalnych. Żaden przedsiębiorca nie ma interesu w tym, żeby ze swoim sporem utknąć w sądzie na kilka lat, zdecydowanie prościej jest przejąć kontrolę nad całą sytuacją i udać się do profesjonalnego mediatora” – mówi Elisabetta Caprino, Sekretarz Generalny Włoskiej Izby Handlowo-Przemysłowej w Polsce, współinicjator Międzynarodowego Centrum Mediacji.

Ważna klauzula umowna

Warto jednakże nadmienić, że co do zasady każda ugoda wypracowana podczas mediacji może być zatwierdzona przez sąd i mieć moc wyroku sądowego (takie zatwierdzenie ugody przed sądem jest zabiegiem czysto formalnym i trwa zazwyczaj kilka dni).

Aby jednak do mediacji doszło potrzebna jest zgoda stron, która może być wyrażona praktycznie w każdej umowie łączącej strony, w postaci dodatkowej klauzuli mediacyjnej.

Praktycznie każdy prywatny ośrodek mediacji proponuje brzmienie takiej klauzuli, którą można po prostu wkomponować do swoich umów zawieranych przez przedsiębiorców, najczęściej dzieje się to w tzw. postanowieniach końcowych danej umowy.

Poniżej prezentujemy przykładową klauzulę mediacyjną w języku polskim i angielskim rekomendowaną przez centrum mediacji prowadzone przy bilateralnych izbach przemysłowo-handlowych.

Klauzula mediacyjna Międzynarodowego Centrum Mediacji w Warszawie

Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub pozostające w związku z nią, będą rozwiązywane polubownie w ramach Międzynarodowego Centrum Mediacji działającego przy międzynarodowych Izbach Przemysłowo-Handlowych w Polsce. W przypadku braku porozumienia i niemożliwości rozwiązania sporu w postepowaniu mediacyjnym w terminie 60 dni od dnia złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji lub innym terminie uzgodnionym pisemnie przez strony, każda ze stron może poddać spór pod rozstrzygnięcie właściwego sądu.”

Case study – mediacja między polskimi przedsiębiorcami, wspólnikami spółki kapitałowej

Sprawa będąca połączeniem mediacji wewnątrzorganizacyjnych i mediacji pomiędzy przedsiębiorcami. Spór dotyczył dwójki byłych wspólników spółki kapitałowej, którzy rozstając się po kilku latach współpracy, chcieli w najbardziej profesjonalny sposób ułożyć sprawy związane z nierozliczoną pomiędzy nimi płatnością faktury. Ich drogi biznesowe rozeszły się jakiś czas temu natomiast sprawa nieopłaconej faktury „wisiała” nad nimi i ciążyła na wzajemnych stosunkach, zagrażając ich wizerunkowi w dość wąskiej branży, gdzie wieści szybko się rozchodzą.

Sprawa była o tyle skomplikowana, że byli wspólnicy co do spornej płatności nie zawarli żadnej formalnej umowy na piśmie, nie ustalili warunków, na jakich ta płatność ma być rozliczona, a jedynie bazowali na działających do niedawna ustaleniach ustnych, które jak to w życiu bywa, przestały obowiązywać w momencie, kiedy popsuły się stosunki pomiędzy byłymi wspólnikami.

Każdy z nich traktował to rozliczenie jako pewien rodzaj „zakładnika” do momentu wyjaśnienia i zamknięcia wszystkich spraw związanych z ich byłą spółką. I pomimo, że biznesowo byli już niezależnymi od siebie podmiotami, niedokończony jeszcze „rozwód” biznesowy był dość istotną przeszkodą we wzajemnych rozliczeniach już osobnych podmiotów.

Co niezwykle interesujące w tej sprawie przedsiębiorcy-byli wspólnicy, bardzo świadomie zgłosili się do mediacji prywatnej, działając zupełnie bez jakiegokolwiek motywatora zewnętrznego w postaci np. skierowania sądu. Ich determinacja do profesjonalnego rozwiązania sporu było na tyle duża, że już podczas pierwszego spotkania w Międzynarodowym Centrum Mediacji doszło do pierwszej sesji mediacyjnej, podczas której strony sprawnie przeszły do meritum sprawy, a właściwie spraw, gdyż jak się okazało pomimo pierwotnego założenia, że chodzi o dwa oddzielne podmioty, mediator skutecznie dotknął kwestii ich niedokończonego biznesowego „rozwodu” klarując kilka istotnych wątków. Tym samym rozpoczynając mediację pomiędzy przedsiębiorcami traktowanymi jako odrębne dwa podmioty, poruszono temat mediacji pomiędzy wspólnikami jeszcze wciąż nie rozwiązanej spółki.

Obydwaj przedsiębiorcy doskonale dostosowali się do panujących reguł i zasad mediacji, co przyczyniło się do jej szybkiego zakończenia. W niespełna 2 godziny znaleźli rozwiązanie przy pomocy mediatora. Wypracowana ugoda nie tylko rozwiązała temat rozliczenia płatności byłych wspólników, ale poczynili oni również ustalenia, co do przyszłych kontaktów biznesowych. Smaczku całej sprawie dodaje fakt, iż obydwaj zaangażowani już w zupełnie nowe przedsięwzięcia biznesowe z nowymi wspólnikami, znaleźli pewien obszar możliwej przyszłej, wspólnej współpracy.
Zastosowana metoda mediacji oparta o model „U” promowany w ramach MCM okazała się być niezwykle efektywnym narzędziem pracy. Ta sprawa, to także przykład bardzo świadomego i profesjonalnego podejścia do pozasądowych metod rozwiązywania sporów.
O ekspercie

Dr Ewelina Stobiecka jest partnerem zarządzającym kancelarii TaylorWessing w Warszawie, inicjatorem i koordynatorem Międzynarodowego Centrum Mediacji działającego przy międzynarodowych Izbach Gospodarczych w Polsce oraz Członkiem Zespołu ds. Prawa Gospodarczego powołanego przy Ministrze Rozwoju.

Posiada wieloletnie doświadczenie w doradztwie prawnym na rzecz przedsiębiorców w różnych aspektach ich działalności i rozwoju oraz na rzecz międzynarodowych podmiotów gospodarczych inwestujących w Polsce.

Zakres jej praktyki obejmuje zarówno doradztwo w ramach dużych projektów interdyscyplinarnych jak i bieżące doradztwo prawne. Szczególnie ważny obszar jej aktywności zawodowej dotyczy rozwiązywania wszelkiego rodzaju sporów gospodarczych pomiędzy przedsiębiorcami.

Występuje zarówno w roli negocjatora jak i mediatora, propagując przy tym i szeroko stosując mediacje gospodarczą, pozwalającą na pozasądowe, bardziej efektywne kosztowo i czasowo rozstrzyganie sporów pomiędzy przedsiębiorcami.

Ewelina Stobiecka jest uważnym obserwatorem życia gospodarczego w Polsce i na świecie. Współpracowała przy kolejnych edycjach Raportu Banku Światowego „Doing Business” (Polska). Jest także autorem licznych publikacji o tematyce gospodarczo – prawnej w prasie branżowej i mediach ogólnopolskich a także częstym gościem programów telewizyjnych i komentatorem zagadnień z zakresu prawa.

O Taylor Wessing:

Taylor Wessing jest międzynarodową kancelarią oferującą pełen zakres usług prawnych. Nasz zespół liczący ponad 1200 prawników pomaga klientom z najbardziej dynamicznych branż. W doradztwie świadczonym na rzecz klientów, kierujemy się innowacyjnym podejściem do ich spraw biznesowych, które pomaga im osiągnąć sukces . Wspieramy klientów wszędzie tam, gdzie chcą rozwijać swój biznes. Nasze 33* biura w Europie, na Bliskim Wschodzie i w Azji oraz nasze dwie filie w USA łączą ugruntowaną wiedzę o lokalnych uwarunkowaniach w zakresie handlu, przemysłu i kultury z międzynarodowym doświadczeniem w zakresie prawnej obsługi organizacji biznesowych, w celu zapewnienia proaktywnych, zintegrowanych rozwiązań dla naszych klientów.

* w tym nasze stowarzyszone biura w Indonezji, Arabii Saudyjskiej i Korei Południowej

O Międzynarodowym Centrum Mediacji:

Międzynarodowe Centrum Mediacji stanowi platformę pozasądowego rozwiązywania sporów, dostępną dla wszystkich podmiotów, w szczególności Członków Izb Przemysłowo-Handlowych w Polsce. Misją MCM jest ułatwianie przedsiębiorcom prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce oraz wprowadzanie i promocja najwyższych standardów związanych z pozasądowym rozwiązywaniem sporów w biznesie.
Inicjatorami przedsięwzięcia są przedstawiciele Izb, którzy weszli w skład Rady Międzynarodowego Centrum Mediacji, Dr Ewelina Stobiecka, mediator, radca prawny, partner zarządzający w kancelarii Taylor Wessing w Warszawie i koordynator Międzynarodowego Centrum Mediacji oraz Aleksandra Ladachowska, partner zarządzający w Infinity – Agencji PR & MarComm w Warszawie, sekretarz Międzynarodowego Centrum Mediacji. Deklarację utworzenia Międzynarodowego Centrum Mediacji podpisały: Belgijska Izba Gospodarcza, Brytyjsko-Polska Izba Handlowa, Francusko-Polska Izba Gospodarcza, Włoska Izba Handlowo Przemysłowa w Polsce, Polsko-Hiszpańska Izba Gospodarcza.

Formuła Międzynarodowego Centrum Mediacji otwarta na wszystkie międzynarodowe instytucje wspierające przedsiębiorców i obrót z zagranicą w Polsce oraz izby regionalne i branżowe reprezentujące interesy przedsiębiorców z różnych branż i regionów w Polsce. Partnerami MCM jest Mediationsakademie Berlin, Centre for Effective Dispute Resolution (CEDR) Londyn, Business Dispoute Resolution & Mediation Madryt, Dolnośląska Izba Gospodarcza, The Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS).

Unikalną cechą MCM jest możliwość mediowania w wielu językach, zarówno na poziomie lokalnym jak i międzynarodowym. Listę mediatorów MCM tworzą eksperci w konkretnych branżach, prowadzący mediacje w językach obcych i posiadających doświadczenie zarówno merytoryczne jak i praktyczne oraz znajomość kontekstu kulturowego.