Obcokrajowcy w Polsce: legalny pobyt i praca w 2026 roku – co warto wiedzieć przed przeprowadzką

Legalny pobyt i praca w Polsce dla obcokrajowców to temat, który w ostatnich latach wyraźnie zyskuje na znaczeniu, szczególnie wśród osób planujących przeprowadzkę do Polski z powodów zawodowych lub biznesowych. Polska przyciąga cudzoziemców stabilnym rynkiem, rosnącą liczbą inwestycji oraz coraz lepszą infrastrukturą dla przedsiębiorców. Dla wielu osób kluczowe jest jednak nie tylko znalezienie pracy lub partnerów biznesowych, ale też bezpieczne przejście przez formalności, które decydują o tym, czy pobyt i wykonywanie pracy są w pełni zgodne z przepisami.

Warto pamiętać, że legalizacja pobytu i pracy nie zawsze opiera się na jednym dokumencie. Wymogi mogą różnić się w zależności od obywatelstwa oraz celu przyjazdu. Inne zasady dotyczą obywateli państw Unii Europejskiej, a inne osób przyjeżdżających spoza UE. Znaczenie ma też to, czy w Polsce planujesz pracę na etacie, współpracę w modelu B2B, delegowanie przez zagraniczną firmę, czy prowadzenie własnej działalności. Z perspektywy przedsiębiorców dochodzą do tego jeszcze decyzje o formie biznesu, rejestracji, podatkach oraz rozliczeniach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), które często trzeba poukładać równolegle z kwestiami pobytowymi.

W tym artykule otwierającym serię „Obcokrajowcy w Polsce” pokazujemy, jak w praktyce wygląda legalizacja pobytu i pracy w Polsce. Wyjaśniamy, jakie dokumenty są kluczowe, kiedy potrzebna jest karta pobytu oraz w jakich sytuacjach wymagane jest zezwolenie na pracę. Porządkujemy też najważniejsze obowiązki po przyjeździe. Dodatkowo opisujemy podstawy, które warto znać, jeśli planujesz prowadzić w Polsce własną firmę.

Legalny pobyt i praca w Polsce dla obcokrajowców – od czego zacząć?

Punktem wyjścia jest prawidłowe ustalenie podstaw prawnych pobytu i wykonywania pracy, ponieważ są to dwa odrębne obszary, które nie zawsze wynikają z siebie automatycznie. Każdy obcokrajowiec planujący pobyt w Polsce powinien więc określić:

1. podstawę legalnego pobytu,
2. uprawnienie do wykonywania pracy lub prowadzenia działalności gospodarczej.

To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne. Możliwe jest legalne przebywanie w Polsce bez prawa do pracy w danej formule, podobnie jak sama możliwość wykonywania pracy nie przesądza jeszcze o legalności pobytu. Dlatego dokumenty pobytowe i wymogi związane z pracą należy analizować łącznie, z uwzględnieniem konkretnej sytuacji.

Zakres obowiązków i formalności zależy przede wszystkim od:

• obywatelstwa (inne zasady dotyczą obywateli UE, EOG i Szwajcarii, a inne osób z państw trzecich),
• celu pobytu (np. praca, prowadzenie biznesu, studia, łączenie rodzin),
• planowanego czasu pobytu w Polsce.

Dodatkowo, z perspektywy przedsiębiorców kluczowe jest określenie planowanego modelu aktywności w Polsce. Wymogi mogą się różnić w zależności od tego, czy cudzoziemiec planuje zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, współpracę w modelu B2B, objęcie funkcji w organach spółki lub rozpoczęcie działalności gospodarczej. Właściwe zaplanowanie tych kwestii na początku ogranicza ryzyko błędów formalnych i ułatwia sprawne przejście przez dalsze etapy procedur.

Pobyt obywateli UE i spoza UE – kluczowe różnice

To, jakie formalności czekają obcokrajowca po przyjeździe do Polski, w dużej mierze zależy od obywatelstwa. Inne zasady obowiązują osoby z krajów Unii Europejskiej, EOG i Szwajcarii, a inne cudzoziemców z tzw. państw trzecich. Warto rozróżnić te dwie grupy już na początku, bo wpływa to zarówno na legalny pobyt, jak i możliwość pracy lub prowadzenia działalności gospodarczej.

Obywatele UE, EOG i Szwajcarii

Obywatele Unii Europejskiej mogą mieszkać, pracować i prowadzić działalność gospodarczą w Polsce bez konieczności uzyskiwania zezwoleń.

Jeśli pobyt ma trwać dłużej niż 3 miesiące, pojawia się obowiązek rejestracji pobytu w urzędzie wojewódzkim. To formalność administracyjna, która potwierdza prawo pobytu na dłuższy okres i ułatwia załatwianie kolejnych spraw, takich jak rejestracja firmy, kontakty z bankiem czy urzędami.

Obywatele państw trzecich

W przypadku cudzoziemców spoza UE procedury są bardziej złożone, ponieważ legalny pobyt i praca zwykle wymagają spełnienia dodatkowych warunków.

Najczęściej są to:

• wiza Schengen lub wiza krajowa, zależnie od celu i długości planowanego pobytu,
• karta pobytu czasowego, jeśli pobyt ma być dłuższy i oparty np. na pracy lub prowadzeniu działalności,
• odpowiednie uprawnienie do pracy, czyli np. zezwolenie na pracę albo tzw. zezwolenie jednolite na pobyt i pracę.

Ważne jest to, że w tej grupie dokument pobytowy i prawo do pracy często są ze sobą powiązane, ale nie zawsze występują automatycznie razem. Dlatego przed rozpoczęciem zatrudnienia lub uruchomieniem działalności gospodarczej warto upewnić się, że wybrana ścieżka pobytowa rzeczywiście pozwala pracować w planowanej formule.

Karta pobytu – podstawowy dokument potwierdzający legalny pobyt w Polsce

Dla wielu obcokrajowców karta pobytu jest jednym z kluczowych dokumentów w Polsce. W praktyce to dokument, który potwierdza posiadanie ważnego zezwolenia na pobyt i ułatwia codzienne funkcjonowanie, np. w kontaktach z urzędami, bankami czy przy podpisywaniu umów. Warto jednak pamiętać, że sama karta jest dokumentem potwierdzającym decyzję pobytową – podstawą legalnego pobytu jest udzielone zezwolenie.

Rodzaje kart pobytu

• Karta pobytu czasowego
  Najczęściej wydawana osobom, które przyjeżdżają do Polski w konkretnym celu, np. do pracy, prowadzenia działalności gospodarczej, studiowania albo łączenia rodzin. Zazwyczaj jest przyznawana na czas określony, maksymalnie do 3 lat, a po upływie okresu ważności wymaga przedłużenia w kolejnym postępowaniu.
• Karta pobytu stałego
  Dotyczy osób, które spełniają warunki do uzyskania pobytu na czas nieokreślony. W praktyce jest to rozwiązanie dla cudzoziemców mających trwalszy związek z Polską, np. ze względu na pochodzenie, małżeństwo z obywatelem Polski lub inne przesłanki przewidziane przepisami.
• Karta rezydenta długoterminowego UE
  To forma stabilnego pobytu dla osób, które legalnie przebywają w Polsce przez dłuższy czas i spełniają ustawowe wymogi. Daje większą przewidywalność w planowaniu życia i pracy, a w wielu sytuacjach ułatwia również mobilność w ramach UE.

Z perspektywy przedsiębiorców najczęściej kluczowa jest karta pobytu czasowego, zwłaszcza gdy pobyt jest powiązany z pracą, pełnieniem funkcji w spółce lub prowadzeniem działalności gospodarczej. W takich przypadkach warto zadbać o spójność dokumentów i założeń biznesowych już na etapie planowania wniosku, bo to realnie wpływa na przebieg i wynik postępowania.

Zezwolenie na pracę i pobyt – co musi wiedzieć obcokrajowiec?

W przypadku wielu cudzoziemców samo posiadanie prawa pobytu w Polsce nie jest wystarczające do legalnego wykonywania pracy. W zależności od obywatelstwa, formy zatrudnienia oraz zakresu planowanej aktywności zawodowej, konieczne może być uzyskanie zezwolenia na pracę albo tzw. zezwolenia jednolitego, które łączy w jednym postępowaniu prawo pobytu i pracy.

W praktyce oznacza to, że przed rozpoczęciem pracy lub działalności gospodarczej należy dokładnie sprawdzić, czy wybrana podstawa pobytowa rzeczywiście uprawnia do pracy w danym modelu. Ma to szczególne znaczenie przy współpracy z polskimi spółkami, pełnieniu funkcji zarządczych lub prowadzeniu biznesu w Polsce.

Najczęstsze typy zezwoleń na pracę:

• Zezwolenie na pracę typu A
  Dotyczy pracy wykonywanej na rzecz polskiego pracodawcy na podstawie umowy zawartej z podmiotem mającym siedzibę w Polsce. To najczęściej spotykany typ zezwolenia przy klasycznym zatrudnieniu.
• Zezwolenie na pracę typu B
  Wymagane w przypadku cudzoziemców pełniących funkcje w zarządzie spółki kapitałowej, jeżeli pobyt w Polsce przekracza określone w przepisach okresy. Ma istotne znaczenie przy planowaniu struktury właścicielskiej i zarządczej spółek z udziałem zagranicznym.
• Zezwolenie jednolite na pobyt i pracę
  Rozwiązanie, które pozwala połączyć dwa postępowania administracyjne w jedno. W ramach jednej decyzji cudzoziemiec uzyskuje prawo pobytu w Polsce oraz prawo do wykonywania pracy u wskazanego pracodawcy lub na określonych warunkach.

Dla członków zarządu, inwestorów zagranicznych oraz przedsiębiorców planujących długoterminową obecność w Polsce właściwy wybór rodzaju zezwolenia ma kluczowe znaczenie. Wpływa on nie tylko na legalność pracy, ale również na elastyczność dalszego prowadzenia działalności i możliwość rozwoju biznesu w Polsce.

Zakładanie firmy w Polsce przez obcokrajowców – co warto wiedzieć?

Coraz więcej cudzoziemców decyduje się na założenie firmy w Polsce – zarówno po to, aby prowadzić tu działalność operacyjną, jak i aby rozwinąć sprzedaż na rynku UE. Na start warto jednak ustalić dwie rzeczy: czy Twoja sytuacja pobytowa pozwala na prowadzenie działalności oraz jaka forma prawna będzie najbezpieczniejsza podatkowo i organizacyjnie. To szczególnie ważne, jeśli planujesz relokację, zatrudnianie pracowników lub współpracę z polskimi kontrahentami.

Dostępne formy działalności

Najczęściej wybierane opcje to:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
  To prostsza forma, ale nie jest dostępna dla wszystkich. W praktyce najłatwiej zakładają ją obywatele UE, EOG i Szwajcarii. Obywatele państw trzecich mogą prowadzić JDG w Polsce, jeśli spełniają określone warunki wynikające z przepisów i posiadanego statusu pobytowego.

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)

To najpopularniejszy wybór wśród inwestorów zagranicznych. Daje większą elastyczność przy budowaniu struktury właścicielskiej, a jednocześnie oddziela majątek prywatny od zobowiązań spółki. Z perspektywy cudzoziemców często jest też praktyczniejsza przy współpracy międzynarodowej.

• Inne formy, np. prosta spółka akcyjna, spółka akcyjna, spółka komandytowa
  Sprawdzają się w bardziej specyficznych sytuacjach, np. przy projektach inwestycyjnych, pozyskiwaniu kapitału lub określonej strategii podatkowej.

Jakie obowiązki pojawiają się przy zakładaniu firmy?

Niezależnie od formy, trzeba liczyć się z dodatkowymi formalnościami, w tym:

• rejestracją firmy w odpowiednim rejestrze, czyli w CEIDG (JDG) lub KRS (spółki),
• zgłoszeniami do ZUS, jeśli powstaje obowiązek ubezpieczeniowy (np. przy JDG lub zatrudnianiu),
• wyborem formy opodatkowania i ustaleniem zasad rozliczeń,
• prowadzeniem księgowości oraz ewidencji wymaganych przepisami.

W praktyce najwięcej błędów pojawia się właśnie na starcie: przy wyborze formy działalności, ustaleniu podatków, zgłoszeniach oraz w dokumentach rejestracyjnych. Dlatego przy relokacji biznesowej często kluczowe są profesjonalne usługi księgowe i usługi biznesowe, które pozwalają poukładać proces od razu poprawnie i bez kosztownych korekt po kilku miesiącach.

Obowiązki urzędowe obcokrajowca po przyjeździe do Polski

Po legalnym przyjeździe do Polski oraz rozpoczęciu pracy lub działalności gospodarczej pojawia się szereg obowiązków administracyjnych, o których warto pamiętać już na początku. Ich zakres może się różnić w zależności od sytuacji, jednak w praktyce najczęściej dotyczą one kilku kluczowych obszarów.

Do podstawowych obowiązków należą:

• zameldowanie, jeśli wymagają tego przepisy w danej sytuacji,
• uzyskanie numeru PESEL, który jest potrzebny m.in. w kontaktach z urzędami, bankami i systemem ubezpieczeń,
• zgłoszenie do ZUS, jeśli powstaje obowiązek ubezpieczeniowy, np. przy zatrudnieniu lub prowadzeniu działalności,
• rozliczenia podatkowe w Polsce, zależne od statusu podatkowego oraz źródeł dochodów.

Dla przedsiębiorców zakres formalności jest zwykle szerszy. Osoby prowadzące firmę lub zarządzające spółką muszą zadbać nie tylko o własne rozliczenia, ale także o prawidłowe wypełnianie obowiązków wobec pracowników i instytucji publicznych. W takich przypadkach kluczowe znaczenie mają rzetelnie prowadzone usługi kadrowo-płacowe, które zapewniają zgodność z polskim prawem pracy oraz przepisami dotyczącymi legalnego zatrudniania cudzoziemców.

Legalny pobyt i praca w Polsce dla obcokrajowców a podatki

Kwestie podatkowe są jednym z najważniejszych obszarów, które obcokrajowcy powinni uporządkować po przyjeździe do Polski. Niezależnie od tego, czy chodzi o pracę najemną, działalność gospodarczą czy pełnienie funkcji zarządczych, kluczowe znaczenie ma ustalenie rezydencji podatkowej, ponieważ to ona decyduje o zakresie obowiązków wobec polskiego fiskusa.

Przy określaniu rezydencji podatkowej brane są pod uwagę w szczególności:

• miejsce zamieszkania dla celów podatkowych,
• centrum interesów życiowych, czyli powiązania osobiste i gospodarcze z danym krajem,
• umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO), które regulują, w którym państwie należy rozliczać dochody.

W praktyce błędne ustalenie rezydencji podatkowej może prowadzić do nieprawidłowych rozliczeń lub sporów z organami podatkowymi. Dlatego odpowiednie zaplanowanie struktury podatkowej ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców, właścicieli firm oraz kadry zarządzającej, którzy często osiągają dochody z różnych źródeł i w więcej niż jednym kraju. W takich sytuacjach warto rozważyć usługi doradztwa podatkowego, aby uporządkować obowiązki w Polsce, poprawnie zastosować właściwe zasady rozliczeń i ograniczyć ryzyko kosztownych korekt.

Legalny pobyt i praca w Polsce dla obcokrajowców to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania – szczególnie gdy planujesz długoterminowy pobyt lub założenie firmy w Polsce. Znajomość przepisów, właściwy wybór formy działalności oraz profesjonalne wsparcie doradcze znacząco ułatwiają bezpieczne rozpoczęcie nowego etapu życia i biznesu w Polsce.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
Department / Senior Manager
Grupa getsix

***