Priorytet Usługi finansowe i księgowe 2019 | Podpisywanie i zgłaszanie sprawozdań finansowych

Szanowni Państwo,

W niniejszej informacji chcielibyśmy Państwu przestawić zasady podpisywania i zgłaszania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej także jako KRS) obowiązujące dla sprawozdań finansowych sporządzonych po 1 października 2018 roku.

Jednocześnie zwracamy uwagę, że pierwotne zmiany w tym zakresie wprowadzone ustawą z dnia 26 stycznia 2018 roku, były przez ustawodawcę w międzyczasie jeszcze dwukrotnie zmieniane w celu usunięcia zgłaszanych przez przedsiębiorców problemów i niespójności. W wyniku tych poprawek ustawodawcy, zasady składania sprawozdań finansowych do KRS-u są nieco bardziej przejrzyste i przyjazne spółkom, w których funkcje członków zarządu piastują wyłącznie obcokrajowcy.

1. Podpisywanie sprawozdań finansowych
Od 1 października 2018 roku obowiązuje całkowity wymóg sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe i wszyscy członkowie zarządu spółki muszą je podpisać w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego tj. w większości przypadków do dnia 31 marca 2019 roku przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisem zaufanym ePUAP. Zgodnie z informacją opublikowaną przez Ministerstwo Finansów,obcokrajowcy mogą podpisać sprawozdanie finansowe przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, jeżeli jest on zgodny z algorytmem XAdES.

2. Zgłaszanie sprawozdań finansowych
Tak podpisane e-sprawozdania finansowe, po ich zatwierdzeniu przez zgromadzenie wspólników, należy w ciągu 15 dni od ich zatwierdzenia złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym. Złożenie e-sprawozdań jest aktualnie możliwe wyłącznie on-line za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego w tym celu przez Ministra Sprawiedliwości.

W wyniku kolejnej nowelizacji przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, począwszy od 1 kwietnia 2019 roku poszerzono krąg osób uprawnionych do dokonania bezpłatnego zgłoszenia e-sprawozdań. Zgłoszenia takiego będzie mógł dokonać nie tylko członek zarządu, którego numer PESEL jest ujawniony w KRS-ie, ale także prokurent, likwidator oraz upoważniony do tego fachowy pełnomocnik (adwokat, radca prawny). Osoba dokonująca zgłoszenia opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym ePUAP.

W tym miejscu zwracamy uwagę, że jeszcze w styczniu 2019 roku pojawiały się informacje, że system nie przyjmuje zgłoszeń opatrzonych podpisem zaufanym ePUAP, co zostało wówczas także potwierdzone przez Ministerstwo Finansów. Problem miał zostać usunięty do końca lutego 2019 roku. Na ten moment nie podano oficjalnie informacji, czy to się udało. Z ostrożności, zalecamy zatem opatrywanie dokumentów finansowych oraz zgłoszeń podpisami kwalifikowanymi.

3. Podsumowanie
Powyższe zmiany dotyczące zasad składania sprawozdań finansowych do KRS-u za rok 2018 i lata następne oznaczają, że:

1. wszyscy członkowie zarządu muszą przed 31 marca 2019 roku posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany ePUAP
2. członkowie zarządu – obcokrajowcy nie muszą uzyskiwać numeru PESEL i ujawniać go w KRSie, aby dokonać zgłoszenia sprawozdań finansowych, bowiem od 1 kwietnia 2019 roku zgłoszenia takiego będzie mógł dokonać w imieniu Spółki prokurent oraz fachowy pełnomocnik (adwokat/radca prawny na podstawie pisemnego pełnomocnictwa).

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z getsix^®.