Jak sprawdzić polską firmę przed rozpoczęciem współpracy? Poradnik dla przedsiębiorców
Polską firmę należy sprawdzić w rejestrach przedsiębiorców i VAT oraz zweryfikować jej reprezentację, finanse i ryzyko niewypłacalności.
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) umożliwia sprawdzenie danych i reprezentacji polskich spółek, a Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – jednoosobowych działalności.
Polski wykaz podatników podatku od towarów i usług (VAT) pozwala zweryfikować status podatkowy kontrahenta oraz zgłoszone rachunki bankowe.
Przy transakcjach między przedsiębiorcami o jednorazowej wartości przekraczającej 15 000 zł płatność na rachunek spoza wykazu VAT może powodować negatywne konsekwencje podatkowe.
Repozytorium Dokumentów Finansowych umożliwia bezpłatny dostęp do sprawozdań finansowych podmiotów zobowiązanych do ich składania w KRS.
Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) zawiera informacje o określonych postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych, ale nie ujawnia wszystkich długów przedsiębiorstw.
Wpis do KRS nie gwarantuje wiarygodności
Rejestracja spółki nie potwierdza jej wypłacalności, jakości usług ani terminowości płatności.
Uprawnienia do podpisania umowy wymagają kontroli
Osoba prowadząca negocjacje nie zawsze może samodzielnie reprezentować polską spółkę przy zawieraniu umowy.
Zakres kontroli zależy od ryzyka transakcji
Duże kontrakty i długoterminowa współpraca mogą uzasadniać rozszerzone badanie kontrahenta (due diligence).
Zabezpieczenia powinny odpowiadać ryzyku
Przy większych transakcjach warto rozważyć gwarancje bankowe, akredytywy lub płatności etapowe.
Weryfikacja polskiej firmy przed rozpoczęciem współpracy powinna obejmować sprawdzenie danych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), statusu podatku od towarów i usług (VAT), uprawnień do reprezentacji, sytuacji finansowej oraz postępowań upadłościowych. Większość informacji można uzyskać bezpłatnie z publicznych rejestrów. Sam wpis do KRS nie gwarantuje jednak wypłacalności kontrahenta.
Przed podpisaniem umowy lub wpłatą zaliczki warto porównać dane rejestrowe, podatkowe i finansowe polskiej firmy z informacjami przedstawionymi przez potencjalnego partnera.
W tym artykule znajdziesz:
Gdzie sprawdzić polską firmę?
Podstawowe źródła informacji to:
- Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – dane spółek, zarząd, reprezentacja i status prawny.
- Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – dane i status jednoosobowych działalności gospodarczych.
- Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON) – dane identyfikacyjne przedsiębiorstw.
- Wykaz podatników VAT (biała lista VAT) – status podatnika i rachunki bankowe.
- System wymiany informacji o VAT (VIES) – ważność numeru VAT Unii Europejskiej (VAT UE).
- Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) – informacje o beneficjentach rzeczywistych.
- Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) – wybrane postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne.
- Repozytorium Dokumentów Finansowych – sprawozdania finansowe podmiotów zobowiązanych do ich składania w KRS.
Jak sprawdzić spółkę w KRS i przedsiębiorcę w CEIDG?
W Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) należy potwierdzić nazwę, NIP, REGON, status spółki, skład zarządu oraz sposób reprezentacji.
Jeżeli wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu, podpis jednego z nich co do zasady nie wystarczy. Przy pełnomocnictwie należy sprawdzić jego zakres i ważność.
CEIDG umożliwia sprawdzenie jednoosobowej działalności, w tym jej zawieszenia lub zakończenia. W przypadku spółki cywilnej należy zweryfikować wspólników.
Jak zweryfikować status VAT i rachunek bankowy?
Wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów pozwala sprawdzić rejestrację podatkową i zgłoszone rachunki bankowe.
Przy transakcjach B2B o jednorazowej wartości przekraczającej 15 000 zł przelew na rachunek spoza wykazu może skutkować ograniczeniem kosztów podatkowych lub odpowiedzialnością solidarną za zaległości VAT.
Przepisy przewidują wyjątki, w tym możliwość uniknięcia określonych konsekwencji poprzez terminowe złożenie ZAW-NR.
Przy transakcjach wewnątrzunijnych numer VAT UE należy dodatkowo sprawdzić w VIES. Negatywny wynik nie oznacza automatycznie nielegalnej działalności.
Jak ocenić finanse i zadłużenie kontrahenta?
Sprawozdania finansowe dostępne w Repozytorium Dokumentów Finansowych pozwalają przeanalizować:
- przychody i wynik finansowy,
- kapitał własny i zobowiązania,
- przepływy pieniężne, jeśli sporządzono odpowiednie sprawozdanie.
Warto porównać kilka lat działalności. Zysk księgowy nie gwarantuje płynności finansowej.
Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) zawiera informacje o określonych postępowaniach upadłościowych, restrukturyzacyjnych i egzekucyjnych. Brak wpisu nie potwierdza braku długów.
Dodatkowo można sprawdzić beneficjentów rzeczywistych w CRBR oraz zażądać zaświadczeń o niezaleganiu z podatkami i składkami ZUS.
Jakie sygnały ostrzegawcze wymagają dodatkowej kontroli?
Szczególną uwagę powinny zwrócić:
- rozbieżności w danych rejestrowych,
- niepotwierdzone uprawnienia do podpisania umowy,
- nagła zmiana rachunku bankowego,
- brak wymaganych sprawozdań finansowych,
- postępowania upadłościowe lub restrukturyzacyjne,
- wartość zamówienia nieproporcjonalna do skali działalności firmy.
Jak zabezpieczyć współpracę z polskim kontrahentem?
Zakres due diligence kontrahenta powinien odpowiadać wartości i ryzyku transakcji. Przy dużych kontraktach warto udokumentować wyniki kontroli oraz ocenić możliwości operacyjne dostawcy.
Możliwe zabezpieczenia obejmują gwarancje bankowe, akredytywy dokumentowe, ubezpieczenie należności i płatności etapowe.
Weryfikacja prawna, analiza finansowa i ocena zdolności do wykonania umowy powinny łącznie stanowić podstawę decyzji o współpracy.
Jak sprawdzić polską firmę przed rozpoczęciem współpracy? Poradnik dla przedsiębiorców.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI
ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
Department / Senior Manager
Grupa getsix
***
