Odpowiedzialność za błędy w KSeF – jak podzielić obowiązki w firmie?

Odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie obowiązków związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) wobec organów podatkowych spoczywa przede wszystkim na podatniku. W przypadku spółki nie zmienia tego fakt, że fakturę technicznie wystawia pracownik, księgowy albo zewnętrzne biuro rachunkowe.

Błąd może jednak prowadzić także do odpowiedzialności na innych zasadach – pracownika wobec pracodawcy, członka zarządu wobec spółki albo biura rachunkowego na podstawie zawartej umowy. Dlatego przy korzystaniu z usług księgowych firma powinna jasno określić, kto odpowiada za dane na fakturze, jej zatwierdzenie, wysłanie, kontrolę statusu oraz obsługę nieprawidłowości.

W 2026 r. kary pieniężne przewidziane w art. 106ni ustawy o VAT nie są stosowane. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami miałyby znaleźć zastosowanie do naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Rada Ministrów przyjęła jednak projekt ustawy przewidujący odroczenie stosowania tych kar do 31 grudnia 2027 r., co oznaczałoby ich stosowanie od 1 stycznia 2028 r.

---

Zakres odpowiedzialności za błędy w KSeF

Odpowiedzialność za błędy w KSeF nie jest jednym rodzajem odpowiedzialności. W praktyce należy odróżnić obowiązki podatnika wobec administracji skarbowej od odpowiedzialności osób i podmiotów uczestniczących w procesie wystawiania faktur.

Z KSeF mogą korzystać osoby i podmioty, którym podatnik nada odpowiednie uprawnienia. Może to być pracownik, księgowy albo zewnętrzne biuro rachunkowe. Samo nadanie dostępu ma jednak charakter organizacyjny i techniczny. Nie powoduje automatycznego przeniesienia obowiązków podatnika na użytkownika systemu.

Z punktu widzenia przedsiębiorstwa można wyróżnić cztery poziomy odpowiedzialności:

Obszar	Kto może odpowiadać?	Charakter odpowiedzialności
wykonanie obowiązków wynikających z ustawy o VAT	podatnik, np. spółka	podatkowa / administracyjna
organizacja procesu KSeF	zarząd lub osoby odpowiedzialne za proces	wobec spółki
wykonanie obowiązków pracowniczych	pracownik	pracownicza
wykonanie powierzonych usług	biuro rachunkowe lub inny usługodawca	kontraktowa

Jedna nieprawidłowość może więc wymagać oceny na kilku poziomach. Inaczej wygląda relacja spółki z organem podatkowym, a inaczej późniejsze ustalenie, czy za powstałą szkodę odpowiada pracownik albo zewnętrzny dostawca usług.

Odpowiedzialność spółki za błędy popełnione przez pracowników

W relacji z organem podatkowym podstawowym adresatem obowiązków wynikających z przepisów o KSeF pozostaje podatnik, czyli w przypadku spółki – sama spółka. Powierzenie pracownikowi wystawiania faktur oraz nadanie mu odpowiednich uprawnień nie zmienia statusu podatnika.

Jeżeli pojawi się błąd, należy jednak ustalić jego rzeczywistą przyczynę. Nieprawidłowość może wynikać z:

• błędnego działania pracownika,
• nieprawidłowych danych przekazanych przez dział sprzedaży,
• nieprawidłowej konfiguracji systemu,
• braku kontroli statusu dokumentu,
• niewłaściwej organizacji procesu,
• nienależytego wykonania usług przez podmiot zewnętrzny.

To szczególnie ważne w większych przedsiębiorstwach, gdzie osoba wysyłająca fakturę do KSeF często nie tworzy danych, na podstawie których dokument powstaje.

---

Czy pracownik odpowiada za błędną fakturę w KSeF?

Pracownik może odpowiadać za szkodę wyrządzoną pracodawcy, ale samo popełnienie błędu w KSeF nie oznacza automatycznie odpowiedzialności finansowej.

W przypadku pracowników zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy dotyczące odpowiedzialności materialnej. Znaczenie ma m.in. naruszenie obowiązków pracowniczych, możliwość przypisania winy, powstanie szkody oraz związek pomiędzy zachowaniem pracownika a tą szkodą.

W praktyce bardzo istotny jest sposób organizacji pracy. Jeżeli pracownik otrzymał prawidłowe dane, został przeszkolony, znał procedurę i miał możliwość zweryfikowania dokumentu, jego sytuację należy oceniać inaczej niż wtedy, gdy przedsiębiorstwo przekazało mu obsługę KSeF bez instrukcji, kontroli i odpowiednich narzędzi.

Osoba wysyłająca fakturę nie powinna być automatycznie utożsamiana z osobą odpowiedzialną za wszystkie dane znajdujące się w dokumencie.

Przykładowo dział sprzedaży może odpowiadać za dane dotyczące transakcji, księgowość za ich prawidłowe ujęcie podatkowe, a wskazany pracownik za techniczne przesłanie dokumentu.

---

Czy członek zarządu odpowiada za błędy w KSeF?

Członek zarządu nie odpowiada automatycznie osobiście za każdy błąd powstały w KSeF. Możliwa jest jednak jego odpowiedzialność wobec spółki, jeżeli zostaną spełnione właściwe przesłanki.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością art. 293 Kodeksu spółek handlowych przewiduje odpowiedzialność członka zarządu wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy.

W kontekście KSeF znaczenie może mieć więc nie samo wystąpienie pojedynczej pomyłki, ale m.in. sposób organizacji procesu fakturowania.

Z perspektywy zarządu istotne jest w szczególności:

• określenie osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy procesu,
• zapewnienie odpowiednich uprawnień,
• stworzenie mechanizmów kontroli,
• zapewnienie procedury postępowania w razie błędów,
• reakcja na powtarzające się nieprawidłowości.

Odrębną kwestią jest odpowiedzialność członków zarządu za zaległości podatkowe spółki uregulowana w art. 116 Ordynacji podatkowej. Nie oznacza ona jednak osobistej odpowiedzialności członka zarządu za każdy błąd w KSeF.

---

Czy biuro rachunkowe odpowiada za błędy w KSeF?

Biuro rachunkowe może odpowiadać za błędy związane z KSeF w zakresie obowiązków, które rzeczywiście przyjęło na siebie na podstawie umowy. Nie przejmuje jednak przez to statusu podatnika.

Dlatego kluczowe jest ustalenie rzeczywistego modelu współpracy. Biuro może jedynie pobierać z KSeF wystawione wcześniej faktury i ujmować je w księgach. Może też odpowiadać za wystawianie faktur sprzedażowych, przesyłanie dokumentów, kontrolowanie ich statusów lub przygotowywanie korekt. Te modele oznaczają zupełnie inny zakres odpowiedzialności.

Przykład

Spółka przekazuje biuru rachunkowemu komplet danych potrzebnych do wystawienia faktury. Zgodnie z umową biuro ma przygotować dokument, przesłać go do KSeF i monitorować wynik wysyłki.

Dokument zostaje wysłany, ale nie zostaje skutecznie przyjęty przez system. Informacja o błędzie nie zostaje zweryfikowana i problem jest wykrywany dopiero po kilku dniach.

W takiej sytuacji trzeba ustalić:

1. czy kontrolowanie statusu należało do obowiązków biura,
2. czy biuro miało możliwość wykrycia problemu,
3. czy po stronie spółki istniał dodatkowy obowiązek zatwierdzenia dokumentu,
4. czy uchybienie spowodowało konkretną szkodę.

Jeżeli usługodawca nie wykonał prawidłowo przyjętych obowiązków, jego odpowiedzialność może być oceniana na podstawie przepisów o odpowiedzialności kontraktowej, w szczególności art. 471 Kodeksu cywilnego.

Przy korzystaniu z usług księgowych warto więc jednoznacznie określić, gdzie kończy się proces realizowany przez klienta, a gdzie zaczyna odpowiedzialność zewnętrznej księgowości.

---

Błędy w KSeF a ryzyko sankcji

Nie. Błąd znajdujący się na fakturze nie jest automatycznie naruszeniem objętym karą pieniężną przewidzianą w art. 106ni ustawy o VAT.

Przepis ten dotyczy określonych naruszeń związanych ze stosowaniem KSeF, m.in. sytuacji, gdy podatnik wbrew obowiązkowi:

• nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
• w określonych trybach szczególnych wystawi fakturę niezgodnie z wymaganym wzorem,
• nie prześle faktury do KSeF w wymaganym terminie.

Kara może wynieść do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze, a jeśli faktura nie zawiera wykazanego podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem. Adresatem tej administracyjnej kary jest podatnik.

Szczegółowe zasady i aktualny status odroczenia sankcji opisujemy w artykule Kary za błędy w KSeF – odroczenie do końca 2027 r.

---

Kary KSeF w 2026 i 2027 roku

W 2026 r. sankcje z art. 106ni ustawy o VAT nie są stosowane. Według obecnie obowiązujących regulacji miały znaleźć zastosowanie do naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Rada Ministrów przyjęła jednak 20 października 2026 r. projekt zakładający wydłużenie okresu bez kar do 31 grudnia 2027 r.

Jeżeli nowelizacja wejdzie w życie w proponowanym kształcie, przepisy art. 106ni dotyczące nakładania kar pieniężnych będą stosowane od 1 stycznia 2028 r.

Brak administracyjnej kary z art. 106ni nie oznacza jednak, że błędy można pozostawiać bez reakcji. Nieprawidłowość może wymagać korekty dokumentu lub rozliczenia podatkowego, a jej powstanie może również prowadzić do odpowiedzialności pracowniczej lub kontraktowej.

---

Co dzieje się, gdy błędna faktura została już przesłana do KSeF?

Faktury przyjętej przez KSeF i posiadającej numer KSeF podatnik nie może samodzielnie usunąć ani edytować. Dlatego sposób naprawienia błędu zależy przede wszystkim od rodzaju nieprawidłowości. Jeżeli problem dotyczy danych znajdujących się na fakturze, konieczne może być wystawienie faktury korygującej.

Zasady dotyczące konkretnych przypadków opisujemy szerzej w artykule Faktury korygujące w KSeF – co zmieni się w rozliczaniu korekt VAT.

Szczególnym przypadkiem jest omyłkowe przesłanie do KSeF faktury, która została już wcześniej prawidłowo wystawiona poza systemem. W takim przypadku konieczna jest analiza dokumentów i okoliczności zdarzenia – nie można automatycznie przyjąć, że zawsze wymagane jest skorygowanie dokumentu do zera. Ten problem szczegółowo omawiamy w artykule Omyłkowe przesłanie faktury do KSeF – czy trzeba skorygować ją do zera?

---

Jak podzielić odpowiedzialność za KSeF w firmie?

Największym ryzykiem organizacyjnym nie jest sam fakt, że kilka osób uczestniczy w wystawianiu faktury. Problem pojawia się wtedy, gdy nie wiadomo, kto odpowiada za konkretny etap procesu. Firma powinna odpowiedzieć co najmniej na pięć pytań.

Kto odpowiada za dane na fakturze?

Trzeba określić, kto odpowiada za prawidłowość danych kontrahenta, warunków transakcji, kwot oraz informacji potrzebnych do ustalenia sposobu opodatkowania.

Osoba technicznie przesyłająca plik do KSeF nie zawsze ma możliwość sprawdzenia danych biznesowych przekazanych przez inne działy.

Kto zatwierdza fakturę przed wysłaniem?

W szczególności przy transakcjach nietypowych podatkowo lub o dużej wartości warto określić dodatkowy poziom kontroli.

Firma powinna wiedzieć, w jakich przypadkach dokument może zostać wysłany automatycznie, a kiedy wymaga akceptacji księgowości lub osoby odpowiedzialnej za podatki.

Kto sprawdza status dokumentu?

Wysłanie dokumentu z systemu finansowo-księgowego nie powinno kończyć procesu kontroli. Firma powinna określić osobę odpowiedzialną za monitorowanie statusu faktury oraz reakcję na jej odrzucenie lub błąd techniczny.

Kto odpowiada za korekty?

Procedura powinna określać zarówno osobę zgłaszającą problem, jak i osobę odpowiedzialną za ocenę jego skutków podatkowych oraz wystawienie odpowiedniej korekty. Sam fakt wykrycia błędu nie przesądza jeszcze o sposobie jego poprawienia.

Kto działa w przypadku awarii?

Firma powinna mieć również ustalony sposób postępowania w sytuacjach awaryjnych i innych trybach szczególnych oraz wskazać osobę odpowiedzialną za późniejsze wykonanie obowiązków wobec KSeF.

Jeżeli proces fakturowania angażuje kilka działów, zewnętrzną księgowość lub różne systemy finansowe, warto jasno określić zakres odpowiedzialności każdej ze stron. W ramach usług księgowych getsix® wspieramy firmy w organizacji procesów finansowo-księgowych oraz bieżącej obsłudze obowiązków związanych z fakturowaniem i rozliczeniami podatkowymi.

---

Co zrobić po wykryciu błędu w KSeF?

Pierwszym działaniem nie powinno być poszukiwanie osoby winnej, lecz ustalenie rodzaju błędu i jego skutków.

Praktyczna kolejność działań powinna obejmować:

1. sprawdzenie statusu dokumentu w KSeF,
2. ustalenie rodzaju i zakresu błędu,
3. ocenę skutków dla VAT i obowiązków fakturowych,
4. dokonanie wymaganej korekty lub wykonanie brakującego obowiązku,
5. ustalenie przyczyny nieprawidłowości,
6. wprowadzenie zmian ograniczających ryzyko ponownego wystąpienia problemu.

Dopiero na tej podstawie należy analizować, czy błąd może prowadzić do odpowiedzialności pracownika, członka zarządu lub zewnętrznego biura rachunkowego.

Takie podejście jest szczególnie istotne przy błędach powtarzalnych. Jedna nieprawidłowa faktura może być pomyłką konkretnej osoby. Kilkadziesiąt podobnych błędów może już wskazywać na problem z konfiguracją systemu, przepływem danych albo konstrukcją całego procesu fakturowania.

---

Odpowiedzialność za błędy w KSeF – najważniejsze wnioski dla firm

Odpowiedzialność za błędy w KSeF należy analizować na dwóch podstawowych poziomach: obowiązków podatnika wobec administracji skarbowej oraz odpowiedzialności osób i podmiotów uczestniczących w procesie fakturowania.

Powierzenie obsługi KSeF pracownikowi lub zewnętrznemu biuru rachunkowemu nie powoduje automatycznego przeniesienia obowiązków podatnika. Jednocześnie pracownik, członek zarządu albo usługodawca może ponosić odpowiedzialność na podstawie innych przepisów, jeżeli zostaną spełnione właściwe przesłanki.

Z perspektywy przedsiębiorstwa najważniejsze jest więc nie samo wskazanie osoby mającej dostęp do KSeF, ale stworzenie procesu, w którym jasno określono:

• odpowiedzialność za dane źródłowe,
• zasady zatwierdzania faktur,
• odpowiedzialność za wysyłkę,
• kontrolę statusów,
• procedurę korekt i reagowania na błędy.

W przedsiębiorstwach, w których w proces fakturowania zaangażowanych jest kilka działów albo zewnętrzna księgowość, warto przeanalizować ten podział przed rozpoczęciem pełnego stosowania sankcji związanych z KSeF.

getsix® wspiera przedsiębiorstwa prowadzące działalność w Polsce w zakresie organizacji procesów finansowo-księgowych oraz prawidłowego rozliczania transakcji. Jeżeli wdrożenie KSeF ujawniło niejasności dotyczące podziału obowiązków między firmą a zewnętrzną księgowością, zapraszamy do kontaktu.

---

***