Konsultacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostały zakończone

Na początku roku Ministerstwo Finansów poinformowało, że planowane wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zostanie odroczone. Decyzja ta była spowodowana licznymi nieścisłościami w procesie, błędami i problemami informatycznymi, które uniemożliwiły terminowe wdrożenie systemu. Ogłoszono również plan przeprowadzenia konsultacji, które miały odpowiedzieć na pytania i wątpliwości przedsiębiorców. Ministerstwo podkreśliło, że spotkania miały na celu poprawę obecnych funkcjonalności systemu oraz zmniejszenie kosztów związanych z jego wdrożeniem i użytkowaniem. Konsultacje dotyczące zmian w Krajowym Systemie e-Faktur zostały zakończone w dniu 1 marca.

Zgodnie z danymi udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów, około 10 tysięcy osób wzięło udział w konsultacjach dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur, które odbywały się zarówno stacjonarnie w siedzibie Ministerstwa Finansów, jak i online, w dniach od 16 lutego do 1 marca. Wśród uczestników znaleźli się przedstawiciele stowarzyszeń, dostawców oprogramowania oraz przedsiębiorstw z różnych sektorów gospodarki.

Ministerstwo Finansów przeprowadza analizę zgłoszonych uwag przez uczestników konsultacji i planuje przedstawić projekt nowych rozwiązań legislacyjnych do dalszych uzgodnień w drugiej połowie marca.

Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami, ogłoszenie nowej daty wprowadzenia obowiązkowego KSeF planowane jest między kwietniem a majem, a prace nad legislacją mają być zakończone do 1 lipca tego roku. Ministerstwo gwarantuje także, że będzie przestrzegane co najmniej półroczne okresu vacatio legis. Mimo przesunięcia terminu, wdrożenie KSeF jest nieuchronne. Podczas konsultacji, przedstawiciele Ministerstwa Finansów jednoznacznie stwierdzili, że nie planują zmian technicznych warunków użytkowania systemu oraz struktury e-faktury. Zaleca się nie odkładać prac wdrożeniowych na ostatnią chwilę, pomimo dostępnego dodatkowego czasu.

Ministerstwo Finansów zorganizowało spotkania dotyczące następujących obszarów:

• Bezpieczeństwo i wydajność systemu KSeF
• Faktury konsumenckie oraz status nabywcy
• Identyfikator KSeF w płatnościach
• Spotkanie z przedstawicielami branży faktoringu
• Spotkanie z dostawcami mediów
• Spotkanie z przedstawicielami branży paliwowej
• Spotkanie z jednostkami samorządu terytorialnego (JST)
• Wdrożenie KSeF etapami
• Udzielanie wyjaśnień, interpretacji oraz szkoleń.

Niektóre z istotnych aspektów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur poruszonych podczas konsultacji:

• Podczas dyskusji konsultacyjnych pojawiły się sugestie, aby unikać wprowadzenia reformy na początku 2025 roku, ze względu na prace związane z zamknięciem roku. Proponowane daty to 1 kwietnia lub 1 lipca 2025 roku, jednak ostateczna decyzja nie została jeszcze podjęta.
• Podczas konsultacji rozważano stopniowe wprowadzenie obowiązku e-fakturowania (KSeF), zaczynając od dużych firm, a następnie obejmując małe i średnie przedsiębiorstwa, a także podatników zwolnionych. Organizacje reprezentujące sektor MŚP poparły ten pomysł, podkreślając brak przygotowania i wiedzy na temat KSeF wśród wielu z nich. Jednak przedstawiciele dużych firm i przedsiębiorstw detalicznych sprzeciwili się tej koncepcji, argumentując, że różnicowanie procesów fakturowania w zależności od statusu nabywcy byłoby praktycznie niemożliwe, szczególnie w przypadku sprzedaży stacjonarnej, gdzie pracownicy obsługujący klientów często nie znają statusu firmy, co utrudniałoby określenie odpowiedniego sposobu fakturowania.
• Często zgłaszanym problemem było określenie statusu nabywcy jako konsumenta lub podatnika. Obecnie Ministerstwo Finansów nie dopuszcza wystawiania faktur B2C za pośrednictwem KSeF, co wymaga ich drukowania lub używania tradycyjnych formatów elektronicznych, np. PDF. Jednym z sugerowanych rozwiązań jest traktowanie nabywcy jako podatnika i wystawianie mu faktury w KSeF, jeśli poda on numer NIP podczas transakcji. Niemniej jednak to rozwiązanie nie rozwiązuje wszystkich problemów, takich jak status rolników ryczałtowych czy podatników zwolnionych z VAT. Ministerstwo Finansów zapowiedziało dalsze dyskusje na ten temat po zakończeniu konsultacji.
• Uczestnicy konsultacji podkreślali potrzebę uzyskania jasnych wyjaśnień prawnych dotyczących stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (FE) w kontekście KSeF. Ministerstwo Finansów zobowiązało się do ich dostarczenia. Zgodnie z obecnymi przepisami, podmioty zarejestrowane do VAT w Polsce, które nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności, nie muszą używać KSeF. Jednakże istnieją niejasności interpretacyjne dotyczące definicji FE, co powoduje wątpliwości w praktycznym stosowaniu przepisów. Obecnie trudno przewidzieć, czy z uwagi na trudności przedsiębiorców, dojdzie do zmian w strukturze KSeF, pomimo deklaracji Ministerstwa Finansów, że nie planuje ono takich zmian.
• Konsultacje z branżą faktoringu miały na celu omówienie sposobu dostępu faktorów do faktur. Uczestnicy reprezentujący branżę zgłaszali kilka kluczowych problemów specyficznych dla swojej działalności. Jednym z głównych problemów jest ryzyko oszustw związanych z wystawianiem pustych faktur, które narażają podmioty faktoringowe na straty. Ponadto, zaznaczono konieczność posiadania informacji o wystawieniu faktury korygującej w przypadku, gdy faktor był pierwotnie oznaczony jako uczestnik transakcji na pierwotnej fakturze.
• Istotnym problemem zgłaszanym przez dostawców mediów jest brak obsługi załączników w KSeF. Często dostawcy mediów dołączają do faktur bardzo rozległe załączniki, nawet liczące setki tysięcy stron, zawierające istotne dla transakcji dane. Z uwagi na ograniczenia schemy KSeF, nie jest możliwe przeniesienie tak dużej ilości informacji. Ministerstwo Finansów poprosiło o przesłanie przykładowych załączników, ale na obecnym etapie nie przewiduje się zmian w schemie.
• Ministerstwo Finansów podkreśliło, że przy weryfikacji danych faktury kluczową rolę odgrywa zakres treściowej informacji, a nie jej forma graficzna czy układ. Dlatego wizualizacja faktury może być dostosowana według preferencji przedsiębiorcy, a MF nie będzie ingerować w ten proces. Jednakże nie udzielono odpowiedzi na pytanie dotyczące wizualizacji faktury w języku innym niż polski.
• Ostatnie spotkanie konsultacyjne, które odbyło się 1 marca, koncentrowało się na komunikacji zmian w KSeF. Ministerstwo Finansów przedstawiło plan szkoleń dla przedsiębiorców, które mają rozpocząć się w urzędach skarbowych na przełomie kwietnia i maja. W nadchodzących miesiącach, będą prowadzone również indywidualne konsultacje dotyczące korzystania z bezpłatnych narzędzi (Aplikacji Podatnika i e-mikrofirmy). Ponadto, przedsiębiorcy będą mieli możliwość kontaktu z infolinią. Ministerstwo planuje także organizację webinariów, które będą poświęcone konkretnym tematom i skierowane do różnych grup przedsiębiorstw.

Podsumowując konsultacje w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur, możemy zauważyć złożoność problemów i dużą ilość niejasności zgłaszanych przez różne branże i podmioty. Mimo różnych punktów widzenia i obaw, Ministerstwo Finansów zadeklarowało gotowość do uwzględnienia zgłoszonych uwag i podejmowania działań mających na celu usprawnienie wdrożenia KSeF. Istotne kwestie dotyczyły bezpieczeństwa, wydajności systemu, identyfikacji odbiorcy faktury oraz dostosowania funkcjonalności KSeF do specyfiki różnych sektorów.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***