Odpowiedzialność zarządu za księgowość a współpraca z biurem rachunkowym

Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych zewnętrznemu biuru rachunkowemu nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności za księgowość. W przypadku spółki z o.o. lub spółki akcyjnej to zarząd pełni funkcję kierownika jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości i nadal odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym za nadzór nad obowiązkami powierzonymi usługodawcy. Zakres odpowiedzialności przyjętej przez biuro rachunkowe powinien zostać określony na piśmie.

Zarząd jako kierownik jednostki nie może przenieść na inną osobę ani przedsiębiorcę odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Do jego obowiązków należą także m.in. ustalenie i aktualizowanie polityki rachunkowości oraz zapewnienie sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Dla zarządu korzystającego z zewnętrznych usług księgowych kluczowe jest więc nie tylko prawidłowe określenie zakresu usług, ale również zapewnienie przepływu dokumentów, informacji i decyzji potrzebnych do prawidłowego prowadzenia rachunkowości.

---

Kto jest kierownikiem jednostki w rozumieniu ustawy o rachunkowości?

Pojęcie kierownika jednostki nie oznacza stanowiska dyrektora czy menedżera odpowiedzialnego operacyjnie za finanse firmy. Jest to pojęcie ustawowe.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej funkcję kierownika jednostki pełni co do zasady zarząd. Jeżeli organ zarządzający jest wieloosobowy, pojęcie kierownika jednostki obejmuje członków tego organu, z wyłączeniem ustanowionych pełnomocników.

Ma to zasadnicze znaczenie przy outsourcingu księgowości. To, że bieżące księgi, rozliczenia i sprawozdawczość obsługuje zewnętrzny podmiot, nie powoduje, że biuro rachunkowe staje się kierownikiem jednostki.

---

Czy przekazanie księgowości biuru rachunkowemu zwalnia zarząd z odpowiedzialności?

Nie. Zarząd jako kierownik jednostki zachowuje odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości także wtedy, gdy określone zadania zostaną powierzone biuru rachunkowemu.

Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wprost wskazuje, że kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również po powierzeniu określonych obowiązków innej osobie lub przedsiębiorcy prowadzącemu księgi rachunkowe. Przyjęcie odpowiedzialności przez taką osobę lub przedsiębiorcę powinno zostać stwierdzone na piśmie.

W praktyce oznacza to, że umowa z biurem rachunkowym nie powinna być traktowana jako dokument przenoszący całość odpowiedzialności za rachunkowość poza spółkę.

---

Co powinno być jasno określone przy outsourcingu księgowości?

Przede wszystkim należy rozdzielić:

Obszar	Rola biura rachunkowego	Rola zarządu jako kierownika jednostki
Prowadzenie ksiąg rachunkowych	Może zostać powierzone biuru	Odpowiada również z tytułu nadzoru
Sporządzanie sprawozdania finansowego	Może należeć do zakresu usług	Zapewnia jego sporządzenie
Polityka rachunkowości	Biuro może przygotować projekt i proponować rozwiązania	Kierownik ustala ją w formie pisemnej i aktualizuje
Inwentaryzacja – spis z natury	Czynności techniczne mogą być wykonywane z udziałem podmiotu zewnętrznego	Odpowiedzialności za przeprowadzenie spisu z natury nie można przenieść
Dostarczenie danych i dokumentów	Przetwarza otrzymane informacje zgodnie z zakresem usług	Powinien zapewnić prawidłowy i terminowy obieg informacji
Nadzór nad rachunkowością	Wykonuje obowiązki wynikające z umowy	Pozostaje obowiązkiem kierownika jednostki

Ministerstwo Finansów potwierdza również, że samo zlecenie podmiotowi zewnętrznemu określonych czynności związanych z inwentaryzacją nie zwalnia zarządu, działającego jako kierownik jednostki, z odpowiedzialności przewidzianej w ustawie.

Dlatego przy korzystaniu z outsourcingu księgowości istotne jest precyzyjne ustalenie nie tylko tego, jakie czynności wykonuje usługodawca, lecz także kto po stronie klienta przekazuje dane, zatwierdza określone rozwiązania i podejmuje decyzje wymagane od kierownika jednostki.

---

Jakie obowiązki można powierzyć biuru rachunkowemu?

Ustawa o rachunkowości pozwala jednostce powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych uprawnionemu przedsiębiorcy świadczącemu takie usługi.

Zakres współpracy może obejmować przede wszystkim:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dokumentów księgowych,
• kwalifikowanie zdarzeń gospodarczych do ujęcia w księgach,
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• prowadzenie wymaganej dokumentacji księgowej,
• przygotowywanie rozliczeń podatkowych i plików JPK – jeżeli obejmuje je umowa,
• przygotowywanie danych finansowych potrzebnych zarządowi.

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą, której zasady wykonywania określa ustawa o rachunkowości. Przedsiębiorca wykonujący taką działalność ma m.in. obowiązek posiadania ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzeniem ksiąg. Nie zmienia to jednak ustawowej odpowiedzialności zarządu jako kierownika jednostki.

---

Odpowiedzialność zarządu za księgowość – co pozostaje po outsourcingu?

Odpowiedzialność zarządu za księgowość należy odróżnić od wykonywania konkretnych czynności księgowych przez biuro rachunkowe. Zarząd jako kierownik jednostki nadal odpowiada za organizację i nadzór nad rachunkowością w zakresie wynikającym z ustawy.

Polityka rachunkowości

Zarząd jako kierownik jednostki odpowiada za ustalenie w formie pisemnej oraz aktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

W praktyce projekt polityki rachunkowości może przygotować biuro rachunkowe. To rozwiązanie naturalne, ponieważ wymaga specjalistycznej wiedzy dotyczącej stosowanych metod wyceny, planu kont czy sposobu prowadzenia ksiąg.

Ostateczne ustalenie zasad stosowanych przez jednostkę pozostaje jednak zadaniem kierownika jednostki.

Inwentaryzacja

Szczególne znaczenie ma inwentaryzacja przeprowadzana w formie spisu z natury.

Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wyłącza możliwość powierzenia innej osobie lub przedsiębiorcy odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury.

Nie oznacza to, że podmiot zewnętrzny nie może uczestniczyć w organizacji czy wykonywaniu czynności związanych ze spisem. Ministerstwo Finansów wskazuje jednak, że zlecenie wykonania spisu podmiotowi zewnętrznemu nie zwalnia kierownika jednostki z jego odpowiedzialności.

Roczne sprawozdanie finansowe

Zarząd jako kierownik jednostki ma obowiązek zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

Sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. W przypadku wieloosobowego organu zarządzającego możliwe jest zastosowanie przewidzianej ustawą procedury, w której sprawozdanie podpisuje co najmniej jeden członek organu, a pozostali składają odpowiednie oświadczenia albo uzasadnienia odmowy.

Oznacza to, że sporządzenie sprawozdania przez zewnętrzne biuro rachunkowe nie zastępuje czynności wymaganych od zarządu.

---

Czy osoba z biura rachunkowego może podpisać sprawozdanie finansowe?

Tak, jeżeli jest osobą, której zgodnie z przyjętym przez jednostkę sposobem organizacji rachunkowości powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i która jest zobowiązana do podpisania sprawozdania finansowego.

Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisują osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Korzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego nie zastępuje więc podpisu kierownika jednostki ani nie oznacza automatycznie, że każda osoba reprezentująca biuro może podpisać sprawozdanie.

---

Jak powinna wyglądać współpraca zarządu z biurem rachunkowym?

Najczęstszym problemem organizacyjnym nie jest samo zaksięgowanie dokumentu, lecz brak informacji, które pozwalają prawidłowo ocenić dane zdarzenie gospodarcze.

Biuro rachunkowe może prawidłowo realizować swoje obowiązki tylko wtedy, gdy otrzymuje kompletne informacje o zdarzeniach istotnych dla rachunkowości i podatków.

Dotyczy to przykładowo:

• nowych umów i aneksów,
• finansowania i pożyczek,
• zmian właścicielskich i reorganizacji,
• inwestycji oraz zakupu istotnych aktywów,
• transakcji z podmiotami powiązanymi,
• postępowań sądowych i potencjalnych zobowiązań,
• zdarzeń wpływających na wycenę aktywów lub rezerwy,
• zdarzeń po dniu bilansowym,
• decyzji mogących wpływać na zdolność jednostki do kontynuowania działalności.

Outsourcing księgowości powinien więc obejmować również ustalony proces komunikacji pomiędzy biurem a osobami decyzyjnymi w spółce.

Z perspektywy kierownika jednostki ważne jest, aby umowa oraz procedury wewnętrzne odpowiadały na trzy pytania: jakie informacje mają być przekazywane, kto odpowiada za ich dostarczenie i w jakim terminie muszą trafić do księgowości.

---

Kto odpowiada za złożenie sprawozdania finansowego do KRS?

Obowiązek złożenia wymaganych dokumentów we właściwym rejestrze sądowym ustawa przypisuje kierownikowi jednostki.

Co do zasady dokumenty składa się w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Zakres składanych dokumentów zależy od sytuacji jednostki i może obejmować m.in. sprawozdanie finansowe, uchwałę o jego zatwierdzeniu oraz odpowiednie dokumenty towarzyszące.

Biuro rachunkowe może organizacyjnie wspierać klienta w przygotowaniu dokumentów i wykonaniu czynności technicznych, jeżeli wynika to z zakresu współpracy. Nie zmienia to jednak obowiązków przypisanych przez ustawę kierownikowi jednostki.

---

Jak ograniczyć ryzyko przy korzystaniu z zewnętrznego biura rachunkowego?

Dla zarządu kluczowa nie jest próba umownego „przeniesienia odpowiedzialności”, lecz stworzenie takiego modelu współpracy, który pozwala rzeczywiście wykonywać obowiązek nadzoru.

W praktyce warto zadbać, aby:

1. zakres usług był jednoznaczny – wiadomo było, które czynności wykonuje biuro, a które pozostają po stronie spółki;
2. powierzenie obowiązków było właściwie udokumentowane – art. 4 ust. 5 wymaga pisemnego stwierdzenia przyjęcia odpowiedzialności za powierzane obowiązki;
3. ustalono właścicieli procesów po stronie klienta – szczególnie dla faktur, umów, wynagrodzeń, środków trwałych i informacji zarządczej;
4. określono terminy przekazywania dokumentów i informacji;
5. zarząd otrzymywał informacje o kwestiach wymagających jego decyzji;
6. polityka rachunkowości była aktualizowana wraz ze zmianą działalności i procesów firmy;
7. sprawozdawczość roczna była planowana z wyprzedzeniem, zwłaszcza gdy członkowie zarządu działają poza Polską.

Tak rozumiana współpraca pozwala traktować obsługę księgową dla spółek nie jako zastąpienie obowiązków zarządu, ale jako system ich profesjonalnej realizacji i kontroli.

---

Czego zarząd nie powinien zakładać po zleceniu księgowości na zewnątrz?

Najbardziej ryzykowne jest założenie, że skoro księgowość została powierzona profesjonalnemu usługodawcy, to odpowiedzialność za rachunkowość również znajduje się całkowicie poza spółką.

Ustawa o rachunkowości takiego skutku nie przewiduje. Art. 4 ust. 5 zachowuje odpowiedzialność kierownika jednostki również w przypadku powierzenia części obowiązków innemu podmiotowi.

Jednocześnie przepisy przewidują sankcje m.in. za dopuszczenie do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich niezgodnie z ustawą, niesporządzenia sprawozdania finansowego lub zawarcia w nim nierzetelnych danych.

Dlatego podstawowym zadaniem zarządu pozostaje takie zorganizowanie współpracy z biurem rachunkowym, aby zakres odpowiedzialności, przepływ informacji oraz mechanizmy nadzoru były jednoznaczne i możliwe do wykazania.

---

Podsumowanie

Odpowiedzialność kierownika jednostki za rachunkowość nie kończy się z chwilą podpisania umowy z biurem rachunkowym. Zewnętrzny usługodawca może przejąć wykonywanie szerokiego zakresu obowiązków księgowych, ale kierownik jednostki zachowuje ustawową odpowiedzialność, w tym odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

Dobrze zaprojektowany outsourcing księgowości powinien dlatego określać nie tylko zakres prac biura rachunkowego, ale również obowiązki informacyjne klienta, osoby odpowiedzialne za poszczególne procesy oraz sposób komunikowania kwestii wymagających decyzji zarządu.

Jeżeli chcesz uporządkować zakres odpowiedzialności, obieg dokumentów i zasady współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym, getsix® może wesprzeć Twoją firmę w organizacji procesów księgowych i bieżącej obsłudze rachunkowości. Skontaktuj się z getsix®, aby omówić potrzeby swojej firmy i zakres możliwego wsparcia.

---

***