Numer KSeF w przelewie od 2027 r. – nowe obowiązki dla firm

Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF w przelewie będzie obowiązkowy w określonych płatnościach za faktury objęte KSeF. Obowiązek dotyczy przede wszystkim sytuacji, w której czynny podatnik VAT płaci na rzecz innego czynnego podatnika VAT przelewem lub innym instrumentem pozwalającym podać tytuł transferu.

Przy płatności za jedną fakturę podawany będzie jej numer KSeF. Przy płatności za więcej niż jedną fakturę podawany będzie zbiorczy identyfikator nadawany przez KSeF. Nowe zasady obejmą również mechanizm podzielonej płatności (MPP).

Największym wyzwaniem dla większych organizacji nie będzie samo uzupełnienie danych przelewu, lecz zapewnienie, że numer KSeF przejdzie prawidłowo przez cały proces: od odbioru faktury, przez księgowanie i akceptację, aż do wygenerowania płatności. Ma to znaczenie także wtedy, gdy usługi księgowe są realizowane przez zewnętrznego dostawcę – konieczne jest wtedy zapewnienie prawidłowego przepływu numeru KSeF pomiędzy systemami oraz osobami uczestniczącymi w obsłudze faktury i płatności.

---

Od kiedy obowiązkowy będzie numer KSeF w przelewie bankowym?

Nowe zasady będą stosowane do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. obowiązek wynikający z art. 108g ustawy o VAT pozostaje odroczony.

Termin ten wynika z ustawy z 5 sierpnia 2025 r., która przesunęła stosowanie art. 108g oraz odpowiednich zmian dotyczących MPP właśnie na płatności dokonywane od początku 2027 r. Oznacza to, że pozostały okres 2026 r. warto wykorzystać nie tylko na techniczne dostosowanie systemów, ale przede wszystkim na przetestowanie rzeczywistego przepływu danych pomiędzy fakturą a płatnością.

---

Kto musi podawać numer KSeF w przelewie bankowym?

Obowiązek nie dotyczy każdego przedsiębiorcy ani każdego przelewu. Zgodnie z art. 108g ustawy o VAT podstawowy przypadek obejmuje nabywcę zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT, który płaci za określone faktury na rzecz innego czynnego podatnika VAT i korzysta z instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu.

W podstawowym przypadku obowiązek powstaje, gdy:

• nabywca dokonujący płatności jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
• odbiorca płatności jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
• płatność dotyczy faktury objętej zakresem art. 108g,
• wykorzystywany jest przelew lub inny instrument umożliwiający podanie tytułu transferu środków.

Obowiązek może dotyczyć również podatnika innego niż nabywca, jeżeli dokonuje on płatności za fakturę wystawioną na rzecz tego nabywcy.

Status odbiorcy jako czynnego podatnika VAT ustala się na dzień dokonania płatności, na podstawie wykazu podatników VAT, o którym mowa w art. 96b ustawy o VAT. Obowiązek może dotyczyć również podatnika innego niż nabywca, jeżeli dokonuje on płatności za fakturę wystawioną na rzecz tego nabywcy. Przy poleceniu zapłaty art. 108g przewiduje natomiast obowiązek po stronie wystawcy faktury.

Nie oznacza to jednak, że każdy podmiot trzeci przekazujący środki w związku z fakturą automatycznie podlega art. 108g. Znaczenie może mieć także charakter prawny konkretnej płatności.

---

Czy każda płatność za fakturę będzie wymagała numeru KSeF?

Nie. Samo wystawienie faktury w KSeF nie powoduje automatycznie obowiązku oznaczenia każdego związanego z nią transferu numerem KSeF. Liczą się m.in. status stron, rodzaj dokumentu i sposób płatności.

Sytuacja	Oznaczenie płatności od 1 stycznia 2027 r.	Kluczowa uwaga
Płatność za jedną fakturę objętą art. 108g	Numer KSeF	To numer nadany przez KSeF, a nie numer handlowy faktury
Jeden przelew za więcej niż jedną fakturę	Zbiorczy identyfikator KSeF	Pozwala powiązać płatność z wieloma fakturami
MPP za pojedynczą fakturę ustrukturyzowaną	Numer KSeF	Numer jest wskazywany w komunikacie przelewu MPP
Zbiorcza płatność MPP za e-faktury	Zbiorczy identyfikator KSeF	Zastępuje oznaczenie stosowane dla zbiorczej płatności według dotychczasowych zasad
Instrument, który nie umożliwia podania tytułu transferu	Brak obowiązku z art. 108g	Art. 108g odnosi się do instrumentów umożliwiających podanie tytułu transferu
Określona faktura offline niewprowadzona do KSeF w związku z ogłoszoną awarią	Wyjątek od obowiązku	Wynika z art. 108g ust. 4 ustawy o VAT

---

Czy podmiot trzeci płacący kwotę odpowiadającą fakturze zawsze musi podać numer KSeF?

Nie. Sam związek kwoty przelewu z fakturą ustrukturyzowaną nie musi oznaczać, że mamy do czynienia z płatnością za tę fakturę w rozumieniu art. 108g. Znaczenie ma również charakter prawny dokonywanej płatności.

Pokazuje to interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 27 lipca 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-3.4012.366.2026.1.DS, dotycząca zakładu ubezpieczeń finansującego likwidację szkód. W opisanym przypadku ubezpieczyciel nie był nabywcą towaru lub usługi wskazanym na fakturze. Przekazywał środki w ramach realizacji odpowiedzialności odszkodowawczej wynikającej z umowy ubezpieczenia. Dyrektor KIS uznał, że w takim modelu ubezpieczyciel nie dokonuje płatności za fakturę ustrukturyzowaną w rozumieniu art. 108g i nie ma obowiązku podawania numeru KSeF w komunikacie płatności.

Interpretacja jest ważna również poza samą branżą ubezpieczeniową, ponieważ pokazuje problem, który może pojawić się przy bardziej złożonych modelach rozliczeń: nie wystarczy ustalić, kto technicznie wykonuje przelew. Trzeba również ocenić, z jakiego tytułu środki są przekazywane.

Nie oznacza to jednak ogólnego wyłączenia wszystkich płatności realizowanych przez ubezpieczycieli lub inne podmioty trzecie. Jest to interpretacja indywidualna wydana dla konkretnego zdarzenia przyszłego, dlatego nie należy automatycznie przenosić jej skutków na inne modele płatności.

---

Numer KSeF a numer faktury – czym się różnią?

Numer KSeF nie jest numerem faktury nadawanym przez sprzedawcę. Dokument może przykładowo posiadać numer wewnętrzny FV/01/2027/125. Po przyjęciu e-faktury do KSeF system automatycznie nadaje jej odrębny, unikalny numer identyfikacyjny.

Ministerstwo Finansów wskazuje wprost, że numer KSeF i numer faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, są dwoma różnymi numerami. Numer KSeF nie jest również elementem pliku XML samej faktury.

Dla firm korzystających z ERP ma to praktyczne znaczenie. Jeżeli system przechowuje i przekazuje do modułu płatności wyłącznie wewnętrzny numer faktury, samo poprawne pobranie dokumentu z KSeF nie wystarczy do zautomatyzowania płatności od 2027 r.

---

Co to jest identyfikator zbiorczy KSeF w przelewie?

Zbiorczy identyfikator KSeF pozwala oznaczyć jednym identyfikatorem płatność dotyczącą wielu faktur. Jest nadawany dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez danego sprzedawcę.

Aby go wygenerować, należy wskazać listę numerów KSeF faktur. Może to zrobić m.in. wystawca lub odbiorca posiadający odpowiednie uprawnienia. Funkcjonalność będzie dostępna zarówno w rozwiązaniach udostępnianych przez MF, jak i w komercyjnych systemach finansowo-księgowych połączonych z API KSeF.

Istotna będzie również możliwość rozkodowania zbiorczego identyfikatora. KSeF pozwoli sprawdzić, jakie numery KSeF zostały nim objęte. To oznacza, że przedsiębiorstwo powinno przygotować dwa procesy:

• generowanie zbiorczych identyfikatorów przy płatnościach wychodzących,
• odczytywanie ich przy płatnościach otrzymanych od klientów i przypisywanie wpływów do właściwych należności.

Drugi z tych procesów łatwo przeoczyć, jeżeli projekt KSeF jest analizowany wyłącznie od strony zobowiązań.

---

Jak numer KSeF będzie działał w mechanizmie podzielonej płatności?

Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF będzie wykorzystywany również w komunikacie przelewu w mechanizmie podzielonej płatności. W przypadku pojedynczej e-faktury podatnik będzie wskazywał jej numer KSeF. Przy zbiorczej płatności za faktury ustrukturyzowane wykorzystywany będzie zbiorczy identyfikator nadany przez KSeF.

Oznacza to, że przedsiębiorstwa stosujące MPP powinny objąć testami nie tylko standardowe przelewy, lecz również sposób tworzenia komunikatów split payment oraz płatności zbiorczych.

---

Gdzie powstaje największe ryzyko? Między fakturą a płatnością

W małej firmie numer KSeF można jeszcze sprawdzić ręcznie. Przy setkach lub tysiącach faktur miesięcznie ręczne wyszukiwanie i przenoszenie identyfikatorów do płatności staje się jednak nieefektywne i zwiększa ryzyko błędu. Kluczowe pytanie nie brzmi zatem: gdzie wpisać numer KSeF? Ważniejsze jest: czy numer KSeF pozostaje przypisany do zobowiązania przez cały proces finansowo-księgowy?

Przepływ danych może wyglądać następująco:

KSeF → system obiegu dokumentów → ERP / system księgowy → akceptacja → rozrachunki → paczka płatności → bank.

Jeżeli na którymkolwiek etapie identyfikator przestanie być powiązany z fakturą, problem może ujawnić się dopiero w momencie przygotowania przelewu. Pracownik będzie wtedy musiał ponownie odnaleźć numer KSeF i ręcznie przypisać go do odpowiedniej płatności.

Dlatego przygotowanie do 2027 r. powinno obejmować ciągłość danych od faktury do zapłaty, a nie tylko konfigurację dodatkowego pola w bankowości elektronicznej.

---

Co powinny sprawdzić księgowość, finanse i IT przed 2027 r.?

Przygotowanie do nowych zasad nie powinno być zadaniem wyłącznie księgowości. Numer KSeF musi być prawidłowo przekazywany przez cały proces – od otrzymania faktury aż do wykonania przelewu.

Księgowość powinna sprawdzić, czy numer KSeF jest zapisywany przy fakturze i pozostaje powiązany z nią po zaksięgowaniu.

Dział finansowy powinien zweryfikować, czy numer KSeF lub zbiorczy identyfikator trafia automatycznie do danych wykorzystywanych do przygotowania przelewu.

IT lub administrator systemu ERP powinien sprawdzić, czy dane są prawidłowo przekazywane pomiędzy KSeF, systemem księgowym, obiegiem dokumentów i bankowością elektroniczną.

CFO lub główny księgowy powinien natomiast ustalić zasady postępowania w sytuacjach niestandardowych, np. przy płatnościach zbiorczych, płatnościach dokonywanych przez podmiot trzeci czy zmianie statusu VAT kontrahenta.

W praktyce celem nie jest więc samo dodanie numeru KSeF do przelewu, lecz zapewnienie, że właściwy identyfikator trafi do właściwej płatności bez konieczności ręcznego wyszukiwania i przepisywania danych.

W firmach, które korzystają z zewnętrznej obsługi księgowej, warto dodatkowo ustalić, w jaki sposób dane z KSeF będą przekazywane pomiędzy przedsiębiorstwem a biurem księgowym. W ramach usług księgowych w Polsce getsix® może wspierać przedsiębiorstwa w organizacji procesów księgowych i rozliczeń związanych z fakturami obsługiwanymi w KSeF.

---

Jak przygotować firmę do obowiązkowego numeru KSeF w przelewie?

Najlepszym testem nie jest sprawdzenie pojedynczego pola w banku, lecz prześledzenie rzeczywistej faktury od jej otrzymania do zapłaty.

1. Wybierz faktury pobrane z KSeF i sprawdź, gdzie w systemie przechowywany jest ich numer KSeF.
2. Prześledź numer przez cały obieg dokumentu – dekretację, akceptację, księgowanie i rozrachunki.
3. Sprawdź paczkę płatności – czy numer KSeF trafia automatycznie do danych przekazywanych do banku.
4. Przetestuj płatność zbiorczą i proces wygenerowania odpowiedniego identyfikatora.
5. Sprawdź płatności przychodzące – czy system pozwala rozkodować zbiorczy identyfikator i przypisać wpływ do odpowiednich należności.
6. Zdefiniuj wyjątki i odpowiedzialność – kto podejmuje decyzję, gdy płatność nie odpowiada standardowemu scenariuszowi.

Taki test pozwala wykryć luki, których nie widać podczas samej integracji programu księgowego z KSeF.

---

Czy zagraniczny podatnik VAT musi podawać numer KSeF przy płatności?

Według aktualnego stanowiska Ministerstwa Finansów podmiot zagraniczny dokonujący płatności na rzecz polskiego podatnika za fakturę ustrukturyzowaną nie ma obowiązku podawania numeru KSeF ani zbiorczego identyfikatora, jeżeli nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Jest to szczególnie istotne dla międzynarodowych grup kapitałowych i przedsiębiorstw korzystających ze scentralizowanych procesów płatniczych. Sama rejestracja zagranicznego podmiotu jako czynnego podatnika VAT w Polsce nie powinna więc prowadzić do automatycznego założenia, że każda jego płatność będzie podlegała obowiązkowi oznaczenia numerem KSeF.

W przypadku bardziej złożonych modeli – np. centralnego regulowania zobowiązań przez spółkę zagraniczną, płatności przez inny podmiot z grupy czy wykorzystywania zagranicznych rachunków bankowych – warto zweryfikować konkretny model przed wdrożeniem procedury.

---

Podsumowanie

Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF lub zbiorczy identyfikator stanie się obowiązkowym elementem określonych płatności związanych z fakturami objętymi KSeF. Nie oznacza to jednak obowiązku oznaczania każdego przelewu dotyczącego faktury ustrukturyzowanej.

Przed wykonaniem płatności trzeba uwzględnić m.in. status VAT stron, rodzaj faktury, sposób zapłaty oraz – w przypadku bardziej złożonych modeli – charakter prawny transferu.

Dla większych organizacji najważniejszym zadaniem jest zapewnienie, aby numer KSeF był zachowany na całej drodze od faktury do banku. Dlatego przed 1 stycznia 2027 r. warto przetestować rzeczywisty obieg dokumentów, obsługę płatności zbiorczych oraz sposób rozliczania wpływów oznaczonych zbiorczym identyfikatorem.

Weryfikacja, czy proces księgowania i rozliczania faktur jest przygotowany na obowiązki związane z KSeF od 2027 r., może wymagać uporządkowania zarówno obiegu dokumentów, jak i odpowiedzialności po stronie księgowości oraz finansów. getsix® może wspierać firmy w tym zakresie w ramach obsługi księgowej przedsiębiorstw w Polsce.

---

Źródła i podstawa prawna

• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
• Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2025 poz. 1203.
• Ministerstwo Finansów – Numer KSeF i zbiorczy identyfikator.
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 27 lipca 2026 r., sygn. 0114-KDIP4-3.4012.366.2026.1.DS.

---

***