Controlling finansowy a 4 typy użytkowników dashboardów BI – jak tworzyć narzędzia dopasowane do realnych potrzeb?

Dashboardy BI (Business Intelligence) stały się nieodłącznym elementem pracy działów finansowych i zarządczych. W szczególności controlling finansowy zyskał dzięki nim nowe możliwości – od bieżącego śledzenia realizacji budżetu, przez analizę kosztów, monitorowanie odchyleń oraz szybkie reagowanie na niepokojące sygnały z biznesu.

To narzędzia, które – jeśli są dobrze zaprojektowane – potrafią radykalnie skrócić czas między pojawieniem się problemu a podjęciem decyzji. W praktyce jednak wiele firm nie wykorzystuje ich pełnego potencjału. Główna przyczyna? Projektowanie dashboardów jako uniwersalnego rozwiązania „dla wszystkich”, bez uwzględnienia tego, kto i w jakim celu będzie z nich korzystał.

Tymczasem controlling finansowy to nie tylko analiza danych, ale przede wszystkim ich odpowiednie podanie konkretnym odbiorcom – czy to dyrektorowi finansowemu, który potrzebuje szybkiego podglądu wskaźników, czy analitykowi, który zagłębia się w struktury kosztowe. Każdy użytkownik ma inną rolę, inne tempo pracy i inne oczekiwania – i to powinno kształtować sposób projektowania paneli BI.

Właśnie dlatego warto poznać 4 kluczowe typy użytkowników dashboardów Business Intelligence i dowiedzieć się, jak tworzyć rozwiązania, które realnie wspierają procesy controllingu finansowego – zamiast je komplikować.

W zależności od potrzeb użytkowników, dane mogą być prezentowane na różne sposoby. W ramach usług getsix® dostępny jest zarówno interaktywny Customer BI and Reporting Portal, umożliwiający pracę z danymi online, jak i cykliczne raporty PDF, dostarczane automatycznie w ustalonym harmonogramie. Obie formy można stosować równolegle – tak, aby każdy użytkownik otrzymywał informacje w najwygodniejszej dla siebie formie.

4 typy użytkowników dashboardów BI

W praktyce najczęściej spotykamy się z czterema głównymi profilami użytkowników dashboardów Business Intelligence – każdy z nich korzysta z danych w inny sposób i oczekuje innych funkcji:

• Decydent, który potrzebuje szybkiego wglądu w sytuację firmy, by podejmować decyzje strategiczne,
• Operator, który działa operacyjnie i musi natychmiast reagować na konkretne problemy,
• Analityk, który zagłębia się w dane, eksploruje zależności i tworzy własne wnioski,
• Właściciel lub Prezes, który patrzy z góry na całość organizacji, oczekując sygnałów, a nie szczegółów.

Każda z tych ról wnosi coś innego do organizacji – i każda wymaga zupełnie innego podejścia do projektowania dashboardów. Przyjrzyjmy się więc bliżej każdemu z typów użytkowników i zobaczmy, jak projektować z myślą o ich realnych oczekiwaniach.

Typ 1: Decydent

Kto to? Dyrektor finansowy, kierownik działu, członek zarządu.
Cel: Szybkie decyzje na poziomie strategicznym.

Decydent nie ma czasu filtrować danych. Potrzebuje jednego spojrzenia, by zrozumieć, czy firma (lub dział) działa zgodnie z planem – czy wręcz przeciwnie.

Jak projektować dashboard dla decydenta?

• 3–5 kluczowych wskaźników (np. EBITDA, cashflow, marża brutto)
• Kolorystyka typu: zielony = OK, czerwony = wymaga interwencji
• Porównania rok do roku i z budżetem
• Brak interakcji – informacje mają być pasywne i czytelne

Przykład: CFO w firmie produkcyjnej codziennie rano otwiera dashboard i w 20 sekund wie, czy wynik operacyjny firmy trzyma się budżetu.

Typ 2: Operator

Kto to? Specjalista ds. zakupów, logistyk, koordynator serwisu.
Cel: Reagowanie na problemy „tu i teraz”.

To użytkownik operacyjny. Nie interesują go trendy, tylko dzisiejsze problemy. Opóźniona dostawa? Przekroczony koszt produkcji? Awaria maszyny?

Jak projektować dashboard dla operatora?

• Widoczne alerty i wyjątki
• Minimalizm: forma podporządkowana funkcji
• Możliwość działania z poziomu dashboardu (np. otwarcie zgłoszenia)

Przykład: Kierownik działu logistyki widzi, że trzy zamówienia nie zostały jeszcze wysłane mimo upływu terminu. Może od razu zareagować.

Typ 3: Analityk

Kto to? Kontroler finansowy, specjalista BI, analityk danych.
Cel: Głębokie analizy, prognozy, identyfikacja przyczyn.

To osoby, które „żyją w danych”. Przekopują się przez wykresy, tabele przestawne, budują własne zestawienia. Dla nich dashboard to narzędzie pracy – nie tylko do odczytu, ale do eksploracji.

Jak projektować dashboard dla analityka?

• Filtrowanie po czasie, segmentach, kanałach
• Szczegółowe tooltipy, rozbicia, wykresy trendów
• Swoboda eksploracji danych – minimum ograniczeń

Przykład: Analityk controllingu przygotowuje prognozę marży kwartalnej na podstawie danych sprzedaży i kosztów zmiennych – wszystko z poziomu dashboardu.

Typ 4: Właściciel lub Prezes

Kto to? Zarząd, inwestorzy, właściciel firmy.
Cel: Wizja, ROI, „firma zmierza we właściwym kierunku?”.

To użytkownik, który chce zobaczyć dużą perspektywę. Nie interesują go szczegóły operacyjne – tylko kluczowe wskaźniki efektywności i rentowności.

Jak projektować dashboard dla właściciela?

• Jeden ekran = jedna odpowiedź
• Brak chaosu – tylko kluczowe wskaźniki
• Informacja w 5 sekund: jesteśmy nad kreską czy pod?

Przykład: Prezes otwiera dashboard raz w tygodniu i od razu wie, jak wygląda zwrot z inwestycji w nowy oddział.

Dashboard dopasowany do Twojej firmy – bez konieczności projektowania go samemu

Nie musisz wiedzieć, jak zaprojektować idealny raport – wystarczy, że opowiesz nam, czego potrzebujesz. W getsix® tworzymy rozwiązania raportowe i dashboardy dopasowane do konkretnych procesów, danych i decyzji, jakie podejmujesz. Może to być kompletnie nowy projekt lub niewielka modyfikacja istniejącego raportu – efekt zawsze odpowiada Twoim realnym potrzebom.

Chcesz dowiedzieć się jak może to działać u Ciebie? Umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem.

Podsumowanie – controlling finansowy jako architekt dashboardów

W controllingu finansowym nie chodzi tylko o liczenie kosztów. Chodzi o dostarczanie wiedzy właściwym osobom we właściwym formacie.

Zanim zaczniesz projektować dashboard, zadaj pytania:

• Kto będzie korzystał z tego dashboardu?
• Jakie decyzje ta osoba ma podjąć dzięki tym danym?
• Czy projekt dashboardu prowadzi do działania, czy tylko prezentuje?

Dobrze zaprojektowany dashboard to narzędzie, które skraca czas między wykryciem problemu a decyzją. A to właśnie jest istotą skutecznego controllingu finansowego.

Ten artykuł został przygotowany we współpracy z getsix® Services.

Firma getsix® Services od blisko 20 lat jest integralną częścią Grupy getsix®, co pozwala dostarczać im sprawdzone i dopracowane rozwiązania dla klientów z branży usługowej potrzebujących sprawnych rozwiązań księgowych oraz controllingu finansowego.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***