Menu

Zewnętrzne zarządzanie pocztą

Skanowanie i Cyfrowa Kancelaria

Koniec z otwieraniem, sortowaniem i roznoszeniem korespondencji biznesowej? Brzmi jak marzenie, prawda? Firmy nadal borykają się z zarządzaniem przychodzącą korespondencją. Przedsiębiorstwa, które na co dzień mają do czynienia z dużą liczbą dostawców i klientów z różnych sektorów, w dużej mierze opierają się na korespondencji biznesowej.

To, co wyróżnia usługę getsix® „Digital Mailroom”, to optymalizacja obsługi kancelarii, a także krytycznych procesów biznesowych downstream. Rosnąca liczba organizacji dostrzega udogodnienia płynące z powierzenia oddanemu usługodawcy zadań kancelarii, takich jak otwieranie kopert, sortowanie, stemplowanie, skanowanie, przetwarzanie i routing danych. getsix® „Digital Mailroom” zapewnia nieprzerwaną obsługę korespondencji, dzięki czemu zagubienie lub utrata korespondencji zostają wyeliminowane.

Co to jest „Digital Mailroom” i jak działa?

Mówiąc wprost, „Digital Mailroom” to usługa zewnętrzna, w której Państwa poczta jest dostarczana do naszej skrytki pocztowej, sortowana, skanowana i przesyłana do wybranej przez Państwa lokalizacji. Sortowanie korespondencji odbywa się według ustalonego przez Państwa klucza. getsix® może także odrzucić spam, nadać czeki i posortować korespondencję tak, aby trafiała do odpowiednich osób.

digital-mailroom

getsix® wyróżnia się na tle innych providerów usługi „Digital Mailroom” tym, że do korzystania z naszej usługi nie jest potrzebne żadne inne oprogramowanie. Możemy przesłać Państwa korespondencję do istniejącego systemu zarządzającego dokumentami lub przy pomocy protokołu FTP lub udostępnić ją online albo wysłać na skrzynkę e-mailową. Dostarczamy Państwu kompletną i zindywidualizowaną usługę, dzięki której mogą Państwo odczytywać swoją korespondencję na odległość lub lokalnie na swoim komputerze. Jeśli zdecydują się Państwo skorzystać z usługi hostingu online „Extranet Klienta” getsix®, opartej na Microsoft SharePoint, Wasza korespondencja będzie przechowywana w formie elektronicznej online bezterminowo. Dodatkowo otrzymają Państwo darmową usługę odzyskiwania korespondencji. Dzięki niej będą mogli Państwo odczytywać swoją pocztę zdalnie także przy pomocy urządzeń mobilnych.

digital-mailroom-3

Korzyści płynące z naszej usługi odczuwalne są natychmiastowo, tak w dużych, jak i w małych przedsiębiorstwach.

Cyfrowa kancelaria getsix® wymaga szybkiej obróbki dokumentów od dostarczenia ich do naszej siedziby do udostępnienia ich w formacie PDF. Obsługą Państwa korespondencji zajmie się oddany zespół, który ją posortuje i zeskanuje. getsix® zapewnia także pomoc działu obsługi klienta, który pomoże Państwu w całym procesie zakładania i obsługi cyfrowej kancelarii oraz udzieli odpowiedzi na wszelkie pytania, które mogą pojawić się w toku korzystania z naszej usługi.

Duże przedsiębiorstwa

Zlecenie obsługi korespondencji firmie zewnętrznej natychmiastowo przynosi szereg korzyści i oszczędności.

  • Oszczędność miejsca: Gdy Państwa poczta zostanie przejęta przez nas, pracowników zajmujących się korespondencją będzie można oddelegować do innych zadań, a pomieszczenie przeznaczyć do czegoś innego;
  • Oszczędność czasu: Koniec z marnowaniem czasu na otwieranie i dostarczanie korespondencji do odpowiednich działów i osób;
  • Zwiększenie produktywności: Usługa „Digital Mailroom” pozwala na szybkie i łatwe odnalezienie odpowiedniej informacji czy to dla działu finansów, czy też obsługi klienta. Na pytania klientów można odpowiadać, siedząc przy biurku, bez potrzeby przeszukiwania całej korespondencji. Sprawy związane z fakturami mogą być rozwiązywane natychmiastowo, a ważne dokumenty są bezpiecznie przechowywane albo na serwerach getsix®, albo w wewnętrznym systemie zarządzania dokumentacją przedsiębiorstwa;
  • Wolność geograficzna: Czy zatrudniasz pracowników, którzy pracują z domu? Hosting online to dostęp do korespondencji o każdej porze dnia i nocy z każdego miejsca na świecie. Jeśli Państwa organizacja jest rozprzestrzeniona na dużej powierzchni, to gromadzenie korespondencji online w jednym miejscu niweluje potrzebę posiadania zwykłej kancelarii;
  • Środowisko bez papieru: „Digital Mailroom” to krok w stronę biura bez papieru i pomoc w zdobyciu certyfikatu środowiskowego. Nasza usługa to także rozwiązanie odzyskiwania danych w razie nieprzewidzianych kłopotów.

Jeśli posiadasz małe lub średnie przedsiębiorstwo, czytaj dalej…

Jeśli posiadają Państwo małe przedsiębiorstwo, to najprawdopodobniej nie mają kancelarii i asystentki, która przyjmuje, otwiera i przekazuje korespondencje. getsix® zajmie się Państwa korespondencją, posortuje ją według Państwa wytycznych, zeskanuje i prześle e-mailem lub protokołem FTP. „Digital Mailroom” nie nalicza żadnych opłat początkowych. Po opłaceniu miesięcznego abonamentu można wybrać, co ma być skanowane i przesyłane i gotowe. Państwa cyfrowa kancelaria może działaś. Nie potrzeba żadnego specjalnego oprogramowania. Przy użyciu usługi getsix® „System zarządzania dokumentami Extranet Klienta” można przy użyciu nazwy użytkownika i hasła, codziennie logować się online i przeglądać zeskanowaną i przesłaną na serwer korespondencję. Jeśli mają Państwo własny system zarządzania dokumentacją, możemy i do niego przesłać Państwa korespondencję. Pracują Państwo za granicą i mają klientów w Polsce? Dzięki naszej usłudze mogą Państwo sprawdzać swoją korespondencję codziennie, w Polsce i gdziekolwiek indziej na świecie. Oprócz korespondencji możemy dla Państwa zeskanować jakiekolwiek inne dokumenty.

Dzięki „Digital Mailroom” mogą Państwo pracować z domu, jednak Państwa poczta będzie przychodzić do getsix®. Jest to wygodne, jeśli jeszcze nie posiada się adresu firmy. Nasza usługa to także rozwiązanie odzyskiwania danych w razie nieprzewidzianych kłopotów. Przechowywanie dokumentów online to dużo bezpieczniejsze rozwiązanie niż trzymanie korespondencji w siedzibie firmy lub w domu.

Różne kanały

outsourced-mailroom-management-1

Usługa „Digital Mailroom”

Kluczem do wydajności naszej kancelarii jest konwertowanie korespondencji papierowej do cyfrowej i zautomatyzowane przetwarzanie jej. Usługa getsix® „Digital Mailroom” pozwala na zgromadzenie, przesłanie i przetworzenie korespondencji przy użyciu jednego procesu przetwarzania.

Poszczególne usługi getsix® „Digital Mailroom” są dopasowane do obsługi: korespondencji, raportów wydatków, korespondencji zwrotnej, wniosków, umów, faktur, potwierdzeń doręczenia, zamówień, etc.

getsix® tworzy skrytkę pocztową dla korespondencji tradycyjnej… W naszych centrach obsługi we Wrocławiu, Warszawie i Poznaniu cała przychodząca korespondencja jest skanowana, analizowana, interpretowana, czyli klasyfikowana według kategorii biznesowych i udostępniana do kolejnych procesów. Jako klient getsix® będą posiadali Państwo dedykowaną skrytkę pocztową zarządzaną przez nas. A cała przychodząca korespondencja jest otwierana, sortowana, skanowana na naszych skanerach firmy Canon, które zapewniają wysoką jakość obrazów.

Dzięki zaawansowanemu oprogramowaniu OCR/ICR getsix® Kofax Państwa dane zostaną pozyskane i zweryfikowane zgodnie z Państwa wymaganiami.

getsix® może także dostarczyć do Państwa siedziby oprogramowanie Kofax Front-End, dzięki któremu mogą Państwo sami skanować dokumentację bez konieczności inwestowania w oprogramowanie służącego do ekstrakcji danych i rozwiązań BPM.

Niezależnie którym z trzech kanałów korespondencja jest przesyłana, informacje zawarte w niej i załączniki umieszczane są w standaryzowanej strukturze tak, że mogą być sprawnie analizowane i klasyfikowane. Następnie przesyłane są do dalszej obróbki.

Ostatecznie dane i obrazy zwracane są bezpiecznym połączeniem FTP i gotowe są do użycia. Firmy korzystające z systemu zarządzania dokumentacją elektroniczną (EDRM) zyskują także możliwość automatycznego przesyłania zeskanowanych dokumentów i danych do swojego archiwum.

Dlaczego właśnie getsix®?

getsix® posiada wieloletnie doświadczenie w dostarczaniu rozwiązań w zakresie obsługi korespondencji. Oto co nas wyróżnia:

  • Zewnętrzne gromadzenie i obróbka korespondencji;
  • Skanowanie i wychwytywanie ważnej korespondencji oraz pozyskiwanie danych przy użyciu dominującego na rynku oprogramowania Kofax;
  • Automatyczne przekazywanie korespondencji do dalszego obiegu biznesowego. Państwo sami decydują, jak odbierają swoją pocztę: jako e-mail, na urządzeniach mobilnych lub przez rozwiązanie służące do zarządzania dokumentacją elektroniczną, SharePoint.

outsourced-mailroom-management-2

Korzyści płynące z korzystania z cyfrowej kancelarii

  • Redukcja kosztów wdrożenia poprzez wybór metody, która najlepiej pasuje do Państwa przedsiębiorstwa. getsix® może skompletować sprzęt i oprogramowanie do obsługi Państwa korespondencji w siedzibie lub zająć się Państwa korespondencją jako zewnętrzny ekspert w tej dziedzinie;
  • Połącz całą swoją korespondencję, napływającą różnymi kanałami do wielu lokalizacji aby osiągnąć jeden spójny, globalny system obsługi korespondencji;
  • Zredukuj ryzyko błędu, jakie niesie ręczna obróbka korespondencji i wyeliminuj opóźnienia w jej doręczaniu.

getsix® is a member of

HLB International logo

A world-wide network of independent accounting firms and business advisors.

Czytaj więcej »

HLB International

Nasze członkostwa

Nasze certyfikaty

Nasze partnerstwo

Kompetencje