Menu

Archiwizacja dokumentów i wyszukiwanie

Zoptymalizuj proces biznesowy za pomocą dokumentów z archiwizacją cyfrową

Będąc jedną z wiodących firm zajmujących się zarządzaniem dokumentami w Polsce, getsix® dba o bezpieczeństwo wrażliwych danych, poprzez bezproblemowe zarządzanie dokumentami zarówno on-line – w chmurze, jak i w siedzibie firmy. Wykonujemy synchronizację zgodnie z wymaganiami cyfrowymi i bieżącymi trendami, pomagamy klientom zwiększyć produktywność, jednocześnie monitorując i zarządzając ich dokumentami na różnych platformach i urządzeniach.

Archiwizacja dokumentów i wyszukiwanieZ biegiem czasu liczba dokumentów biznesowych, takich jak umowy, listy lub dokumentacje projektu, rośnie, zajmując cenną i kosztowną przestrzeń w biurze. Ponadto ręczne przeszukiwanie danych może zabierać niezliczoną ilość czasu pracownika. Aby zaoszczędzić miejsce, zmniejszyć czas pracy i znacznie przyspieszyć procesy biznesowe, wiele firm przekształca drukowane dokumenty w rejestry cyfrowe, które można elektronicznie archiwizować, skutecznie nimi zarządzać i mieć do nich łatwy dostęp.

getsix® stosuje rozwiązanie umożliwiające przechwytywanie dokumentów papierowych oraz ich automatyczną konwersję w łatwe do wyszukania cyfrowe pliki danych. Dzięki temu nasi klienci mogą szybko digitalizować dowolną ilość dokumentów papierowych, archiwizować je i bezproblemowo nimi zarządzać. Poprzez skanowanie wszystkich korespondencji, wydrukowanych plików lub faksowanych listów oraz przekształcanie ich w cyfrowe dokumenty – na przykład pliki w formacie MRC, pliki PDF lub pliki PDA / A – firma otrzymuje dokumenty, które zachowują wygląd oryginałów papierowych. Dzięki małym rozmiarom plików, są one odpowiednie do długotrwałej archiwizacji o wysokiej jakości wizualnej. Można je łatwo odczytywać na różnych urządzeniach elektronicznych, są łatwo dostępne z odległych miejsc i można je archiwizować w cyfrowych archiwach dokumentów, archiwach elektronicznych lub w systemach zarządzania dokumentami. Takie rozwiązanie znacznie przyspiesza procesy wewnętrzne firmy, zwiększając tym samym jej wydajność.

Korzyści z korzystania z cyfrowego archiwum dokumentów i wyszukiwania

Dostęp do dokumentów – w dowolnym czasie i miejscu

Zrezygnuj z fizycznego kopiowania lub czasochłonnego przekazywania drukowanych kopii – cyfrowe dokumenty można elektronicznie pobierać z archiwum dokumentów w dowolnym momencie i szybko przesyłać mailowo.

Znajdowanie odpowiedniego dokumentu – szybko i prosto

Dokumenty, które zawierają odpowiednie słowa kluczowe w tekście lub odpowiednie informacje w meta danych, mogą być identyfikowane przez elektroniczne systemy wyszukiwania i odnalezione w ciągu kilku sekund. Nie ma żmudnego ręcznego wyszukiwania odpowiednich informacji, przeglądając dokumentację strona po stronie.

Dobrze zorganizowane zarządzanie dokumentami

Zeskanowane i zindeksowane dokumenty mogą być eksportowane do systemu zarządzania dokumentami i automatycznie przechowywane w odpowiednim archiwum cyfrowym, gdzie można śledzić ich obieg oraz wygodnie nimi zarządzać.

Proste użycie ponowne drukowanego tekstu

Papierowa wersja może być przekształcona cyfrowo na tekst edytowalny i ponownie wykorzystana w programie Microsoft® Word lub Excel®. Taka konwersja dokumentów papierowych w edytowalne formaty pozwala zaoszczędzić na pracy przy ponownym wypisywaniu i odtwarzaniu dokumentów.

getsix® is a member of

HLB International logo

A world-wide network of independent accounting firms and business advisors.

Czytaj więcej » HLBI.com »

HLB International

Nasze członkostwa

Nasze certyfikaty

Nasze partnerstwo

Kompetencje